Tyhjän tilan merkitys varastossa

Maailman kallein logistiikkapeli?

Olen työurani aikana päässyt käymään monissa varastoissa. Toisissa varastoissa olen käynyt yhtäjaksoisesti päivittäin useiden vuosien ajan. Toisissa varastoissa olen käynyt vain yhden tai kaksi kertaa. Kaikkien näiden käyntien perusteella olen huomannut kahden perusolettaman pitävän melko hyvin kutinsa:

Kaikki työn tekeminen edellyttää tyhjää tilaa
Kaikki tyhjä tila täyttyy ennen pitkää itsestään

Näistä perusolettamuksista voidaan helposti päätellä, ettei työn tekemisestä tule yhtään mitään ilman sille varattua riittävää tilaa. Ja että tila täytyy aktiivisesti pitää vapaana, tai siihen alkaa kertymään kaikkea asiaan kuulumatonta tavaraa.

Tarkastellaan aluksi ensimmäistä olettamusta erityyppisten työtehtävien näkökulmasta:

Tavaran säilyttäminen on yksi keskeinen varaston työtehtävä. Ehkä jopa kaikista keskeisin. Ellei tavaran säilyttämiselle olisi tarvetta, joku voisi kyseenalaistaa koko varaston olemassaolon tarpeellisuuden. Tavaran säilyttäminen muuttuu hyvin hankalaksi, ellei sitä varten ole riittävää tilaa. Esimerkiksi hyllyvarastoon on hyvin vaikea laittaa lisää tavaraa sen jälkeen, kun kaikki hyllypaikat on varattu.

Tavaran siirtely ei niinkään ole varaston päätarkoitus, mutta se on usein välttämätöntä muiden toimintojen, kuten tavaran vastaanottamisen ja tavaran lähettämisen mahdollistamiseksi. Mikäli tavaran siirtelyyn ei ole riittävästi vapaata tilaa, muuttuu yksinkertainen siirtotapahtuma monimutkaiseksi useiden siirtojen palapeliksi, ja kaikki tietävät kuinka rasittavaa se pahimmillaan on.

Sama ilmiö pätee kaikkiin muihinkin varastossa tapahtuviin työtehtäviin, kuten esimerkiksi pakkaamiseen, kuorman lastaamiseen ja inventointiin. Mikäli työ pitää aina aloittaa vapaan tilan raivaamisella, kasvaa työn valmiiksi saamiseen kuluva aika ja vaiva turhan suureksi.

Entäpä toinen olettama sitten? Oletko koskaan kiinnittänyt huomiota siihen, että tyhjään tilaan alkaa pikkuhiljaa aina ilmestyä tavaraa? Tyhjään naulakkoon ilmestyy vaatteita, tyhjälle tiskipöydälle ilmestyy likaisia astioita.

Varastoympäristössä tämä näkyy esimerkiksi siten, että hyllykäytäville alkaa kertyä hyllyyn kuuluvaa tavaraa, työpisteille alkaa ilmestyä sinne kuulumattomia työkaluja ja toimistoihin tarpeettomia paperinippuja ja likaisia kahvikuppeja. Vapaalle tilalle löytyy aina väliaikaista tarvetta. Ja väliaikainen tarve muuttuu usein pysyväksi tarpeeksi.

Tämä ei mielestäni aina tarkoita sitä, että tilaa olisi liian vähän. Väljäänkin tilaan alkaa kertyä ajan saatossa tavaraa, joka pikkuhiljaa verottaa väljyyden tunnetta, ellei siitä tavarasta suunnitelmallisesti hankkiuduta eroon. Toisinaan toki tilat ovat jo valmiiksi liian pienet, jolloin kaikki edellä mainitut ilmiöt ovat sitäkin vakavampia.

Tyhjän tilan katoaminen johtaa takaisin ensimmäisestä olettamuksesta aiheutuviin ongelmiin. Työn tehokkuus ja mielekkyys kärsivät. Perii hukka, niin kuin lean-henkilö asian muotoilisi.

No mitä asialle voi sitten tehdä?

Paljonkin, tyhjän tilan tarve pitää pyrkiä huomioimaan jo tiloja suunnitellessa.

Käytäville pitää ymmärtää varata riittävästi leveyttä. Käytävällä tapahtuva liikenne vaikuttaa tarvittavaan leveyteen. Lavavarastossa trukin rungon pituus ja varastoitavan lavan yhteispituus muodostavat tarvittavan vähimmäisleveyden. 3,5 metriä leveä käytävä on hyvä lähtökohta, mutta sitä voi kaventaa käyttämällä kapeampia trukkeja ja yksisuuntaista liikennettä. Mikäli käytävällä liikennöidään kaksisuuntaisesti pitää varata riittävästi tilaa kohtaamistilanteita varten ja sopivasti pelivaraa vielä päälle. Jos käytävällä tapahtuu ajoneuvoliikennettä ja henkilöliikennettä, niin ne on parasta pitää erillään omilla kaistoillaan. Jatkuva henkilöliikenne, kuten siirtyminen työpisteeltä pukuhuoneeseen tai ruokalaan ansaitsee oman kaistansa, mielellään kaiteella suojattuna tai vähintäänkin merkinnällä. Satunnainen henkilöliikenne, kuten sähköasentajan käynti sulaketaululla ei välttämättä tarvitse omaa erillistä kaistaansa. Kapein henkilöliikenteen kulkukäytävä on minimissään 80 cm, mutta sellaisella käytävällä vastaantulijat joutuvat kulkemaan sivuttain. Kannattaa myös huomioida, että kantamukset kasvattavat tarvittavaa käytäväleveyttä.

Satunnaiselle säilytystarpeelle on hyvä varata omaa tilaa. Esimerkiksi tavaralähetysten vastaanottaminen ja lähettäminen luovat toistuvaa mutta väliaikaista tilatarvetta. Riittävän suuren purku-/lähetysalueen mitoittamiseen tarvitaan tietoa tyypillisen kuorman suuruudesta, kuormien saapumistiheydestä ja käsitys siitä kuinka kauan yhden kuorman käsittelyyn kuluu työaikaa. Lähetysalueella suoritetaan usein erinäisiä tarkastuksia, joten pelkkä tavaran vaatima lattiatila ei useinkaan riitä. Keskimääräisen kuormakoon vaatiman lattiatilan lisäksi pitää alueen ympärille varata tilaa vähintäänkin kuljetuspakkausten kiertämiseen. Mikäli yhtä kuormaa ei ehditä käsittelemään ennen kuin seuraava kuorma saapuu, tarvitaan enemmän tilaa useamman kuorman yhtäaikaiseen käsittelyyn. Tämä on tärkeää varsinkin, jos samalla alueella käsitellään saapuvat ja lähtevät kuormat.

Oikean kokoisen tilan varaaminen työpisteelle edellyttää, että työpisteellä tehtävä työ tunnetaan tarkkaan. Vähimmillään tarvitaan tilaa kaikille käytettäville työkaluille ja työstettävälle kappaleelle. Lisäksi pitää varata tilaa kerrallaan työstettävälle tavaramäärälle ja tilaa valmiiksi tulleille kappaleille, useimmiten vähintään yksi pakkaus kumpaakin. Ja työn tekijäkin tarvitsee riittävästi tilaa työn vaatimien liikeratojen esteettömälle suorittamiselle.

Ja kun sitä tilaa on osattu suunnitteluvaiheessa varata sopivasti, pitää varattu tila merkitä, ettei sitä vahingossa käytetä johonkin muuhun tarkoitukseen.

Kulkuväylien merkinnöissä tärkeää on ilmoittaa vapaaksi jätettävä tila. Useimmiten tämä tehdään reunaviivoilla. Selkeät kaistamerkinnät auttavat pitämään liikenteen liikenteelle varatulla alueella ja liikenteeseen kuulumattomat esteet poissa liikenteelle varatulta alueelta. Tarkoituksella tyhjänä pidettävät paikat, kuten sammuttimien tai hätäuloskäyntien edustat kannattaa myös merkitä, että ne osataan huomioida. Merkitsemällä liikkuvien tavaroiden paikat, kuten roskikset, pahvinkeräysrullakot, työkalukärryt ja siirrettävät työtasot, varmistetaan että niiden paikalle ei ole ilmestynyt mitään muuta sillä aikaa, kun liikkuva tavara on ollut liikkeellä. Kulkuaukkojen edustat kannattaa myös merkitä, ettei aukeavan oven edessä vahingossa seisoskele kukaan, tai ettei siihen ole hetkellisesti laskettu raskasta kuormalavaa.

Varastopaikat voi merkitä lattiaan joko yksittäisten varastointiyksiköiden parkkiruutuina tai yhtenä isompana alueena, kuten kokonaisena trailerikuormana. Väliaikaiset lattiamerkinnät voi tehdä teippaamalla, mutta pysyvämmät merkit on syytä maalata. Varsinkin lavojen ja trukkiliikenteen alle jäävät merkinnät ovat kovilla. Alueita voi rajata myös erilaisilla lippusiimoilla tai köysillä. Merkintöjä kannattaa täydentää selittävillä teksteillä, kuten esimerkiksi selityksellä mitä kullakin alueella on tarkoitus säilyttää. Selitykset kannattaa yleensä kiinnittää lattian sijaan seiniin tai tolppiin tai ripustamalla ne roikkumaan katosta.

Äkkiseltään voisi kuvitella, ettei merkinnöissä ole tapahtunut piirretyn viivan keksimisen jälkeen mitään merkittävää edistystä, mutta markkinoille on ilmestynyt paljon valoon perustuvia merkintäratkaisuja. Valolla voidaan esimerkiksi heijastaa lattiaan selkeästi erottuvia kaistamerkintöjä, jotka eivät kärsi yliajamisesta samaan tapaan kuin teipit tai maalaukset.

Mutta mistään merkinnöistä ei ole mitään hyötyä, ellei niiden noudattamista valvota.

Käytävien ja varastoalueiden näkyvät reunaviivat paljastavat heti rikkeet alueiden kunnioittamisessa. Viivan päälle jätetty kuormalava pistää aina silmään ja viivan väärällä puolella kulkeva ajoneuvo tai henkilö voidaan helposti paimentaa oikealle väylälle. Näkyvät merkinnät auttavat poikkeamien havaitsemisessa sekä helpottavat oikeiden toimintatapojen ohjeistamisessa. Yhdessä sovittujen merkintöjen noudattamatta jättämisestä on myös helpompi huomauttaa eikä epämääräisiä reviirikiistoja pitäisi päästä syntymään, kun työpisteiden tilat on selkeästi määritelty. Ilman merkintöjä on vaikea sanoa onko tavara oikealla paikallaan, ja ellei se ole, on hankalampaa ohjeistaa palauttamaan se oikealle paikalleen.

Eli lyhykäisyydessään:

Suunnittele riittävästi tyhjää tilaa
Merkitse tyhjänä pidettävä tila
Valvo merkintöjen noudattamista

Ziirto auttaa mielellään kohtien 1-3 toteuttamisessa. Me suunnittelemme varastojen ja tuotantotilojen layoutit riittävän väljiksi, että työteko ja materiaalivirrat toimivat sujuvasti. Meidän kehitysprojekteissamme tuodaan aina esille puutteet merkinnöissä ja niiden valvonnassa, sekä konkreettiset ehdotukset tilanteen parantamiseksi.