Onnistunut ja tuloksellinen varastonhallinta

Tämänkertaisen kirjoituksen aiheena on onnistunut, tuloksellinen varastonhallinta. Kysyin työkaverilta mitä se hänen mielestään tarkoittaa, ja sain vastaukseksi vain ”Ei hajuakaan, luen sen sitten sinun blogistasi”. Joten tässä käsitykseni tuloksellisen varastonhallinnan periaatteista:

Varastonhallinnassa tuloksellisuus tarkoittaa kannattavuutta ja mitattavuutta.

Kannattavuus varastonhallinnassa

Kannattavuus syntyy yksinkertaisimmillaan siitä, että ansaitaan enemmän kuin kulutetaan. Tätä voi olla hankala soveltaa varastoon, koska varasto ei yleensä yksinään ansaitse mitään, mutta kuluja syntyy kaikesta tekemisestä.

Varastossa syntyvät kulut on kuitenkin hyvä ymmärtää, jotta niitä voidaan hallita ja pienentää. Pääomakuluihin voidaan vaikuttaa pitämällä varastointimäärät järkevällä tasolla. Palkkakuluihin voidaan vaikuttaa huolehtimalla oikein mitoitetusta resurssoinnista.

Varastossa tehtävälle työlle kannattaa laskea omakustannehinta, vaikka sitä hintaa ei käytännössä koskaan makseta. Sekin kulu pitää kuitenkin kattaa myydyistä tuotteista tai palveluista saatavalla hinnalla. Riittävän tarkalla tasolla eritellyt omakustannehinnat auttavat tuotteiden tai palveluiden hinnoittelussa. Mikäli tarkkuus on luokkaa ”meillä on varastossa yksi trukki ja viisi työntekijää”, ei sillä vielä paljon hinnoitella. Mutta mikäli johdolle osataan kertoa esimerkiksi, kuinka monta tuntia viikossa käytetään aikaa sesonkipakkausten valmisteluun tai merikontin purkamiseen, niin sitä tietoa voi jo hyödyntää palveluiden hinnoittelussa.

Mitattava varastonhallinta ja asiakaslupaus

Lisäksi on hyvä ymmärtää palvelulupauksen vaikutus työmäärään. Asiakkaan tilauksen kerääminen ja pakkaaminen samana työpäivänä johtaa epätasaiseen työmäärään, koska toimialasta riippumatta tilaukset tuppaavat keskittymään virka-ajan loppuun. Pienet myyntierät syövät myös tehokkuutta, koska työntekijöiden aikaa kuluu monipakkausten avaamiseen ja yksittäisten tuotteiden uudelleenpakkaamiseen. Lisäksi varastoon jää avattuja monipakkauksia. Nämä asiat ovat usein arvovalintoja ja asiakkaita halutaan palvella mahdollisimman hyvin. On kuitenkin tärkeää ymmärtää mitä eroa varaston työmäärässä on viisi minuuttia ennen katkoaikaa tilatulla yksittäiskappaleella ja vuorokautta etukäteen tilatulla täydellä pakkauksella.

Varastohallinnan mittaristo lähtee tavoitteesta

Onnistumiseen pääsemiseksi pitää ensin tietää mikä on tavoite. Ilman tavoitetta on vaikea sanoa, onnistuiko hyvin vai ei. Realistisen tavoitteen asettaminen edellyttää tietoa nykyisestä tilanteesta. Varaston kannalta mielekkäitä mittareita ovat esimerkiksi vapaiden varastopaikkojen määrä ja tuotto per työtunti. Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa kattavasti raportteja mittareita varten, tai parhaimmillaan laskee mittarit automaattisesti.

Realistinen tavoitetaso on reilu lähtökohta palkitsemista varten. Tavoitteen pitää olla saavutettavissa hyvällä suorituksella, mutta sen pitää olla riittävän tiukka, että tavoitteen tavoittelu edistää toiminnan kehitystä. Tavoitetta voi ajan kuluessa hilata ylöspäin sitä mukaa kun toiminnan taso paranee. Jos keräily tapahtuu samalla nopeudella kuin vuonna 2012, voi retorisesti kysyä, onko meidän varastonhallinta kulu vai kilpailuetu. Koventuneiden tavoitteiden saavuttaminen toimii omana mittarinaan kehityksen etenemisen seurannassa.

Tämänhetkisessä (kesäkuu 2022) poikkeuksellisessa markkinatilanteessa jopa tavoitteiden höllääminen voi olla paikallaan.

Oletpa vasta määrittelemässä varastonhallinnan tavoitteita tai tarvitset apua asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa, Ziirron kehitysprojekti on hyvä tapa saada objektiivista näkökulmaa omiin prosesseihisi.