Logistiikan mittaaminen henkilöstön tarpeisiin

Luin Ziirron aiempia blogeja ja kollegani Matin blogiteksti sai minut pysähtymään ja pohtimaan logistiikan mittaamisesta. Aiheena mittaaminen on hyvin laaja kokonaisuus. Poimin tähän pointteja, mitä pidän itse tärkeänä mittaamisessa, jotta mittarit hyödyttävät varaston ja tuotannon henkilöstöä mahdollisimman hyvin.

Fraasit ”sitä saat mitä mittaat” ja ”sitä mitä mittaat, sitä voi kehittää/johtaa” ovat varmasti tuttuja fraaseja yrityksen suorituskyvyn mittaamiseen perehtyneelle. Yhtä usein törmää myös siihen, että mittaamisen perimmäinen tarkoitus on päätöksenteon ohjaus tiedon perustella. Usein mittarit ovat määritetty johdon ja hallinnon tarpeisiin. Yleistä on myös se, että on tyydytty käyttämään sellaisia mittareita, joita saadaan järjestelmästä suoraan. Helppo ratkaisu, mutta ovatko nämä mittarit sellaisia yrityksessäsi tarvitaan? Mitä jos mittaamisen keskiöön otetaankin henkilöstö ja lähestytään mittaamista heidän tarpeestaan? Liian usein näkee mittareita, jotka eivät toimi varaston tai tuotannon lattiatasolla.

Esimerkki hyödyllisestä mittaamista

Erään yrityksen varastopäällikkö totesi, että heidän varastonsa tehokkain työnjohtaja on infonäyttö. Heillä on varaston keskeisellä kohdassa infonäyttö, johon päivittyy reaaliaikainen tieto varaston työtilanteesta eli joukko erilaisia mittareita. Heidän henkilöstönsä toteaa nopeasti mittarien perusteella työtilanteen ja siirtyvät itsenäisesti ja joustavasti tehtävästä toiseen tarpeen mukaan. Tässä tapauksessa mittarit ilmaisevat työtilannetta. Tässä yhdistyy useita mittaamisen hyviä puolia, mm. mittaamisesta on konkreettista hyötyä sekä mitataan olennaisia asioita luotettavasti ja helposti seurattavasti.

Mikä on sitten olennaista mittaamisessa

Olennaista on mitata sellaisia asioita, jotka tukevat ja ohjaavat päivittäistä toimintaan samaan suuntaan kuin yrityksen tavoitteet ja strategia. Yrityksen tavoitteena voi olla esimerkiksi entistä nopeammat toimitukset. Tällöin varaston ja tuotannon mittareissa pitää olla vähintään yksi mittari, joka osoittaa, kuinka onnistuttiin halutussa aikataulussa toimittamisessa ja, jopa kuinka onnistuttiin parantamaan toimitusnopeutta. Nykymaailmassa ei ole ongelma mitata asioita, ihan kaikkea voidaan mitata. Mittaamiseen ja mittareiden tulkintaan menee aikaa, joten työn tuottavuuden ylläpidon ja kehittämisen kannalta ei ole järkevää mitata epäoleellisia asioita.

Suurin hyöty saadaan siitä, että mitataan toiminnan kannalta olennaisia asioita riittävän kattavasti, mutta toisaalta riittävän suppeasti. Liian suppea mittaaminen ei kuvaa tilannetta tarpeeksi, mutta liian monta mittaria tekee tilanteesta hankalan tulkittavaksi. Sopiva mittarimäärä riippuu toiminnan koosta, mutta tavallisesti 6–10 keskeisintä mittaria on sopiva määrä. On hyvä huomioida, että mittarien pitää olla selkeitä ja helppolukuisia. Jos esim. 30 henkilöä tuijottaa hankalalukuisia mittareita keskimäärin yhden minuutin pidempään, mittarien katselemiseen menee ylimääräiset 30 minuuttia joka päivä. Hyvin tehdyistä ja selkeistä mittareista olennaisen tiedon saa jo pelkällä vilkaisulla.

Mittarien yksikköön on erityisen tärkeä kiinnittää huomiota. Yrityksen johtoa ja hallintoa kiinnostaa toimintaan liittyvät eurot, mutta varaston ja tuotannon henkilöstö tarvitsee konkreettiset arvot. Tällöin yksikkö on suoritus. Jokainen työntekijä pystyy varmasti hahmottamaan oman työnsä vaikutuksen tehtyihin suorituksiin, mutta oman työn vaikutus yrityksen toimittamien myyntitilausten arvoon onkin jo ihan eri asia. Toimitettujen myyntitilausten arvo varmasti yrityksen johdolle tärkeä arvo, mutta tällä luvulla ei varastoa tai tuotantoa ohjata, saati motivoida.

Älä unohda hyödyntää historiatietoa

Mittarien historiatiedon arvoa ei kannata aliarvioida. Kaaviot, jotka esittävät mittarin nykyisen ja lähihistorian lukuarvot auttavat ymmärtämään mihin suuntaan ollaan menossa ja kuinka lujaa. Esimerkiksi päivittäiset suoritemäärät viimeisen kuukauden ajalta kertoo, ollaanko menossa parempaan suuntaan vai ei. Historiatieto auttaa hahmottaa pidemmän ajan trendejä, mutta ei kerro mitään tulevasta. Kuitenkin historiatieto on työntekijöille vanhaa tietoa eikä se ohjaa tämän päivän tekemistä.

Henkilökohtaisesti pidän kokonaistehokkuuden mittaamisesta. Kokonaistehokkuuden mittaamisesta on hyötyä niin henkilöstölle kuin työnjohdolle, esimerkiksi varastossa toimitetut rivit / kaikki työtunnit tai tuotannossa valmistuneet laitteet / työtunnit. Työtuntien pitää sisältää kaikki työtunnit, myös työnjohdon ja tukitoimintoihin liittyvät. Tällöin vältytään osaoptimoinnilta. Erityisesti pidän tässä siitä, että kokonaistehokkuusmittarilla on taipumus osoittaa hienoja tehokkuuslukuja, kun työntekijät joutuvat venymään esim. sairauspoissaolojen takia. Tästä mittarista henkilöstö näkee, että heidän venymisensä on huomattu ja on hyvä indikaattori työnjohdolle antaa kehuja. Mittarin merkitys on todellisuudessa paljon enemmän kuin vain yksi luku infonäytöllä (tai ilmoitustaululla), kun mittarit jalkautus työympäristöön tehdään hyvin.

Niin, mitä jos mittaaminen tehtäisiinkin henkilöstö lähtöisesti eli selkeät suoritepohjaiset mittarit. Ketäpä ei kiinnostaisi tietää, mitkä ovat oman työnsä vaikutukset yritykselle? Hyvistä mittareista jokainen työntekijä näkee oman työnsä vaikutuksen, minkä seurauksena työntekijät ovat motivoituneempi ja sitoutuneempia suoriutumaan hyvin. Myös tutkimukset osoittavat, että mittaaminen lisää mitattavan kohteen suoritusta ja kehitystä. Tämä selittyneen sillä, että mittaaminen lisää ymmärryksen suorituskyvystä, joka edes auttaa parempiin suorituksiin. Itseasiassa, blogin alussa mainitut fraasit pitävätkin hyvin paikkaansa.

Pohditko varaston tai tuotannon mittaamisen kehittämistä?

Me Ziirrolla olemme jatkuvasti tekemisissä eri kokoisten varastojen ja tuotantolaitosten kanssa. Jos mittaaminen mietityttää, miksi et kysyisi meiltä ulkopuolisen logistiikan ammattilaisen näkemystä? Toimintojen mittaaminen ei vaadi suuria panostuksia, mutta on avain kustannustehokkaaseen toimintaan. Monet ovat arvostaneet objektiivista otettamme tarkastella asioita.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.