Sisälogistiikan päivittäisjohtaminen – blogisarja, osa 1

Päivittäisjohtaminen, mitä se on, milloin sitä tarvitaan ja mikä on sen tavoite?

Päivittäisjohtamisella tarkoitetaan toimintaa, jossa esimerkiksi työnjohtovastuun omaava henkilö tai henkilöt keskittyvät huolehtimaan siitä, että oman vastuualueensa rattaat pyörivät ja näin ollen esimerkiksi tiimin, ryhmän tai vaikkapa liiketoiminnan jonkun tietyn osa-alueen päivittäiset työtehtävät tulevat aina hoidetuksi. Tavoitteena on saavuttaa tehokkuus ja tuloksellisuus päivittäisessä toiminnassa. Ei ole yhtä ja oikeaa tapaa suorittaa päivittäisjohtamista. On kuitenkin toimintamalleja ja työkaluja, joilla voidaan edesauttaa sitä, että päivittäisjohtaminen työympäristössä on mm. laadukasta, motivoivaa, sitouttavaa ja palkitsevaa. Tulemme julkaisemaan viisiosaisen blogisarjan, joissa esitellään hyväksi havaittuja toimintamalleja ja työkaluja päivittäisjohtamiseen. Sarjan ensimmäisessä osassa käsitellään nykytilanteen tunnistamista ja vuorovaikutuksen rakentumista työympäristössä.

Nykytilanteen tunnistaminen voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen, prosessien ja toimintojen tunnistamiseen sekä yhteisössä toimivien ihmisten kohtaamiseen. Aloitetaan ihmisistä, koska he ovat aina yrityksen tärkein voimavara.

Ihmiset – yrityksen arvokkain voimavara

On siis erityisen tärkeää tuntea yhteisössä vaikuttavat ihmiset sekä pyrkiä tunnistamaan jokaisen yksilön omat vahvuudet. Läsnäolemalla ja keskustelemalla kyetään rakentamaan avoin ilmapiiri sekä tunnistamaan yksilölliset tarpeet. Hyvä lähestymiskulma ihmisten kohtaamiseen on se, kun pyritään selvittämään, mikä on yksittäisen henkilön piilossa oleva potentiaali työyhteisössä. Liian usein katsomme asiaa vain ”kuka meillä tekee mitäkin”- ajatuksella. Tämä on lähtökohtaisesti jo hyvin rajoittava näkökulma ja kun laadukas päivittäisjohtaminen tulee perustua osallistamiseen, jossa esimerkiksi työympäristön sekä toimintojen kehittäminen lähtee suorittavasta tasosta, on erityisen tärkeää luoda ilmapiiri, joka ei pelkää virheitä tai epäonnistumisia. Kaiken lisäksi työympäristö on ja tulee olla jatkuvan muutoksen valmiudessa. Joten, tästäkin syystä on hyvä tiedostaa oman yhteisön kyky reagoida muutostarpeeseen. Tärkeintä on kuitenkin se, että ollaan kiinnostuneita, ymmärretään aidosti kuunnella työntekijää ja tätä toteutetaan systemaattisesti. Osa ihmisistä on avoimia ensimmäisestä tapaamisesta alkaen, osa taas varautuneita pitkään, joten aikaa tulee antaa vuorovaikutuksen rakentumiselle. Sanomattakin on selvää, että mitä lähempänä työntekijä itseäsi on, sitä tarkemmalle tasolle kiinnostus pitää asettaa.

Kun olemme päässeet tilanteeseen, jossa ymmärrämme toisiamme, on tärkeää alkaa määrittelemään yksilön tai yhteisön välisiä päivittäisjohtamisen toimintamalleja. Esimerkiksi työnjohtotyötä tekevien henkilöiden viikko- ja päivärytmi toistaa usein itseään. On säännölliset palaverit, raportointiaikataulut, työtuntien hyväksynnät, 5S-kierrokset jne., jotka ohjaavat työpäivän kulkua. Osa säännöllisistä tehtävistä tai tapahtumista vaati myös säännöllisesti valmistautumisaikaa. Kaikki nämä ovat hyvä esihenkilön tai kollegan tiedostaa ja huomioida päivittäisessä arjessa, kommunikoinnissa, aikatauluttamisessa jne. Hyvä käytäntö onkin varata säännöllinen aika päivästä, jolloin voidaan tarvittaessa vaihtaa päivän kuulumiset joko esimerkiksi puhelimitse tai vaikkapa jalkautuen tehdaskierroksen muodossa. Hyvin määritellyt ja systemaattisesti toteutetut toimintamallit luovat yhteisöön turvallisuuden tunnetta ja mm. vähentävät päivittäisten tulipalojen määrää.

Tilanteessa, jossa ymmärrämme toisiamme ja meillä on yhteisesti sovitut päivittäisjohtamisen toimintamallit määriteltynä, on aika kääntää katse prosesseihin ja toimintaan. Mitä teemme ja miten teemme? Tässä vaiheessa ei ole syytä puhua vielä kehittämisestä, vaan tarkoitus on vain tunnistaa oma tekeminen. Niin kuin ihmistenkin tunteminen, niin myös prosessien ja toimintamallien tarkka tunteminen on erityisen tärkeää, jotta yrityksessä voidaan toteuttaa tehokasta ja tuloksellista toimintaa niin, että ymmärrämme mitä vaikutusta tekemisellämme milloinkin on. Valitettavan usein törmää tilanteeseen, jossa tämä vaihe on sivuutettu ja näin ollen päivittäisjohtaminen näyttäytyy enemmän selviytymiseltä, kuin tehokkaalta ja tuloksekkaalta tekemiseltä, jolla on selkeä päämäärä. Blogisarjan edetessä tulemme ymmärtämään, miksi tämä vaihe on tärkeä ja mitä tapahtuu, jos tämä vaihe jätetään työpaikoilla tekemättä.

Laadukas, motivoiva, sitouttava ja palkitseva päivittäisjohtaminen ei siis ole työkalu tai ominaisuus, jonka kuka tahansa voi viedä yhteisöön, jonka jälkeen yhteisö alkaa välittömästi toimimaan tehokkaammin ja paremmin. Kyseessä on tuotos, joka syntyy oikeanlaisten prosessien ja toimintamallien, joissa ihmiset ovat keskiössä, aikaansaannoksesta.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.