Henkilöstön johtaminen vaikeissa tilanteissa

Heti kärkeen: Erittäin hyvää päivää juuri sinulle!
Kiitoksia kun halusit avata juuri tämän blogin. Olen juuri tullut takaisin isosta ja pitkästä projektista, jossa pääsimme auttamaan globaalia automaatioyritystä heidän päivittäisjohtamisessa ja on mahtavaa päästä takaisin kirjoittamaan blogeja ihmisille 😊
Ison projektin erittäin tärkeästä osa-alueesta tämänkin blogin olisi tarkoitus kertoa, joten hypätään suoraan aiheeseen, eli: Henkilöstön johtaminen vaikeissa tilanteissa

Kun yrityksessä kohtaa vaikea tilanne, kuten taloudellisia haasteita tai organisaatiomuutoksia, on erityisen tärkeää, että henkilöstöä johdetaan oikealla tavalla. Vaikeissa tilanteissa henkilöstön johtamisella on suuri merkitys yrityksen menestyksen kannalta. Tässä blogikirjoituksessa pyrin käsittelemään, kuinka henkilöstöä johdetaan vaikeissa tilanteissa ja miksi on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota uuden henkilöstön huomioimiseen ja innostamiseen.

Kirjoitus toki on vain pintapuolinen raapaisu itse aiheesta ja koitankin pitää kirjoituksen edes hieman luettavassa muodossa, aiheen sekä kirjoituksen pitäminen lyhyenä ja ytimekkäänä kun voidaan mieltää myös eräänlaiseksi johtamiseksi. Olisi teksti sitten yrityksen sähköposti, työohjeistus, prosessikaavio tai mikä tahansa luettava formaatti, liikaa ei kannata henkilöstölle (tai lukijalle 😉) antaa jargonia sisältävää tekstiä. Ähkyhän siitä tulee, ja luettu teksti unohdetaan nopeasti.
Alla kolme, omasta mielestäni äärimmäisen tärkeää asiaa, jotka pitäisi ottaa aina huomioon, kun yrityksessä ollaan haastavassa tilanteessa:

Henkilöstön johtaminen läpinäkyvästi ja avoimesti

Vaikeissa tilanteissa on ensiarvoisen tärkeää, että yrityksen johto viestii henkilöstölle avoimesti ja läpinäkyvästi. Kun henkilöstö tietää, mitä yrityksessä tapahtuu ja miksi, heillä on parempi mahdollisuus ymmärtää tilanteen vaikutukset ja sopeutua niihin. Johto voi pitää säännöllisiä tiedotustilaisuuksia tai lähettää sähköposteja, joissa kerrotaan rehellisesti tilanteesta ja mahdollisista toimenpiteistä. Näistä varsinkin tiedotustilaisuudet ovat ensiarvoisen tärkeitä, joilla henkilöstöön voidaan ottaa kontaktia .
Muutama bulletti huomioksi:

Onnistunut tiedotustilaisuus luo henkilöstölle tunnesidettä ja antaa tarttumapintaa itse aiheeseen, tavalla jota tekstillä ei pystytä saavuttamaan.
Teksti ei ikinä korvaa äänenpainetta tahi katsekontaktia, eikä myöskään tue vuorovaikutusta, tavalla joka tiedotustilaisuudessa voidaan huomioida.
Varsinainen asia ja tekniset tiedot voidaan hoitaa viestinnällä, mutta henkilöstölle on aina tärkeää, että he kohdataan ihmisinä.

Nykyinen maailmantilanne on johtanut paljon etätyöskentelyyn ja välillä tulee vastaan tilanteita, joissa johtajat voivat olla eri maassakin. Tällöin käytetään usein erilaisia yhteisö- ja viestintäalustoja (TEAMS, MEETS, ZOOM), tällöinkin tulisi muistaa kohdata henkilöstö ihmisinä ja mahdollisuuksien mukaisesti tavata henkilökohtaisesti työntekijät.

Henkilöstön osallistaminen päätöksentekoon

Toinen tärkeä osa henkilöstön johtamista vaikeissa tilanteissa on työntekijöiden osallistaminen päätöksentekoon. Kun henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua ja antaa panoksensa ratkaisujen tekemiseen, he tuntevat itsensä arvostetuiksi ja motivoituneiksi. Johto voi järjestää työpajoja tai keskusteluja, joissa työntekijät voivat jakaa ideoitaan ja mielipiteitään vaikean tilanteen ratkaisemiseksi.
Välillä vaikeissa tilanteissa voidaan ottaa väliaikaiset ratkaisut käyttöön, oli se sitten vaikka uusi projektipäällikkö, tilapäinen toiminnanjohtaja tai vaikkapa henkilöstöä ja liiketoimintaa johtava päällikkö (lue lisää: Ziirto interim-palvelu). Tällöinkin, ja oikeastaan varsinkin tällöin henkilöstön osallistaminen on tärkeää, jotta jokainen henkilö varmasti tuntee olevansa arvostettu.

Uuden henkilöstön huomioiminen ja innostaminen

Vaikeissa tilanteissa voi tulla tarve uuden henkilöstön rekrytoinnille. On erityisen tärkeää huomioida ja innostaa myös uusia työntekijöitä, jotta he sopeutuvat nopeasti organisaatioon ja tuovat lisäarvoa yritykselle. Johto voi järjestää perehdytysohjelmia, joissa uudet työntekijät saavat tarvittavan tiedon ja tuen työhönsä. Lisäksi heitä kannustetaan tuomaan esiin omia ideoitaan ja näkemyksiään jo varhaisessa vaiheessa.

Muutamia esimerkkejä (tai ehkä ennemminkin huomioita) hyvästä tavasta luoda polku uusille rekrytoinneille:

Onko perehdytysohjeet päivitetty ?
- Mistä löytyvät ?
Onko työohjeet päivitetty
- Soveltuvatko ne myös uusille työntekijöille?
- Soveltuvatko ne myös toimihenkilöille?
Miten henkilöiden ideoita kuunnellaan?
- Onko jatkuvan parantamisen malli käytössä?
- Entäpä kehitys- ja 1-to-1 keskustelut?
Miten henkilöt otetaan vastaan yrityksessä?
- Laitetaanko suoraan ”hommiin” ja luotetaan että asiat sujuu omalla painollaan, vai luodaanko heti välittävä ilmapiiri, jossa ihminen tuntee itsensä ja ammattitaitonsa arvostetuksi?
Kontaktit
- Kuka yrityksessänne auttaa, kun apua ja tietoa tarvitaan?
- Autetaanko vain ensimmäisenä päivänä, vai ollaanko luotu yrityskulttuuri jossa henkilöt uskaltavat avoimesti keskustella ja pyytää apua?

Aina tietenkin tilanteesta riippuen, eli mistä yrityksen hankala tilanne johtuu, nousee muutosjohtaminen tärkeään arvoon. Vanhaa toimintatapaa tulisi muuttaa, jotta myös uusien rekrytointien kohdalla ei lipsuttaisi vanhaan malliin ja päädyttäisiin uudestaan hankalaan tilanteeseen. Henkilöstön innostaminen ja luottamuksen kasvattaminen paremmasta tulevaisuudesta on tärkeää, ilman näitä on myös osallistaminen ja yhteistyö tulee olemaan hankalaa.

Yhteenveto

Henkilöstön johtaminen vaikeissa tilanteissa on kriittinen osa yrityksen menestystä. Avoin ja läpinäkyvä viestintä, työntekijöiden osallistaminen päätöksentekoon sekä uuden henkilöstön huomioiminen ja innostaminen ovat keskeisiä tekijöitä onnistuneen henkilöstöjohtamisen kannalta. Vaikeissa tilanteissa kannattaa panostaa johdonmukaiseen ja huolelliseen johtamiseen, jotta henkilöstö pysyy motivoituneena ja sitoutuneena yritykseen.

Toivottavasti tämä blogikirjoitus tarjosi sinulle hyödyllistä tietoa henkilöstön johtamisesta vaikeissa tilanteissa. Yrityksemme pystyy kyllä vaikeissa muutoksissa auttamaan juuri näissäkin asioissa, rohkeasti soittoa vaan, niin keskustellaan 😊
Jos jaksoit loppuun asti, niin Kiitos lukemisesta!

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.