Priorisointi syö tehokkuutta

Priorisoinnin määritelmä ja sisälogistiikka

Kotimaisten kielten keskuksen Suomen etymologinen sanakirja kertoo meille prioriteetin tarkoittavan etuoikeutta, etusijaa ja aiemmuutta. Lähtökohtana on lähinnä ranskan priorité ’prioriteetti’ < latinan prioritas ’etusija’, johdos sanasta prior ’tärkeämpi, edellä oleva; aikaisempi; etummainen’. Priorisointi myös kuulostaa sanana hienolta ja sitä on helppo käyttää asiansa tärkeyttä korostaessaan. Vaan mitä prioriointi tarkoittaa sisälogistiikassa tuotannon ja varaston lattiatasolla?

On kahdenlaista priorisointia; Ensinnäkin priorisoinnilla voidaan määrittää aloittamattomien tehtävien työjonon järjestys. Tehtäville määritetään tärkeysjärjestys eli prioriteetti, jonka mukaan tehtävät asettuvat aloitusjärjestykseen. Järkevää, tarpeellista ja toimintaa selkeyttävää. Työjono kertoo yksiselitteisesti mikä työ on aloitettava seuraavaksi ja mikä sen jälkeen.

Useimmiten priorisoinnilla on kuitenkin toinen merkitys, jolla tarkoitetaan organisaation sisäistä päätöstä tai sen ulkopuolelta tulevaa käskyä tehdä jokin asia suunniteltua aiemmin. Tarve tällaiselle priorisoinnille tulee usein jonkin virheen tai prosessista poikkeamisen seurauksena. Tai sitten ei vaan uskota siihen, että asia tulee hoidettua ajallaan ilman ”säätämistä”. Esimerkiksi myytäessä on jo saatettu olla myöhässä ja kelpo myyntihenkilöhän lupaa asiakkaalle ”jumpata tilauksen läpi” tietämättä ollenkaan logistiikan työkuormaa. Optimaalinen työjono on todennäköisesti logistiikan ja työn tekemisen kannalta kovin erilainen kuin myynnin kannalta optimoitu työjono.

Priorisoinnin vaikutukset

Aina kun jonossa siirretään jokin taaempana oleva edemmäksi, käy niin, että jonossa siihen väliin jääneiden onnettomien eteneminen hidastuu. Ja mitä useampi saa VIP-kohtelun, se hitaammaksi muiden matka käy. Saattaa olla tuttu tilanne ravintolan ulko-ovelta. On huomattava, että pelkkä priorisointi ei lisää läpimenoa, vaan yleensä hidastaa sitä. Itse asiassa läpimeno voidaan maksimoida työjonon järkevällä kokonaisjärjestyksellä. Ei sekoittamalla sitä nostelemalla sieltä yksittäisiä tilauksia kärkeen. Jos priorisoitavaa on paljon eli käytännössä työjonon tekeminen on myöhässä, kyse on kapasiteettiongelmasta, jota yksittäiset priorisoinnit vaan pahentavat. Kapasiteetin lisääminen on sitten ihan erillinen aiheensa.

On toki mainittava muutama syy, milloin priorisointi tehostaa toimintaa. Esimerkiksi, jos priorisoinnin syy on vapauttaa tilaa tehokkaampaan työskentelyyn tekemällä tilaa vievät tilaukset ensin pois tieltä tai vastaanottaa pikimmiten saldoille useaan lähtevään toimitukseen tarvittava materiaali. Yleensä priorisointi kuitenkin heikentää kokonaisläpimenoa, koska normaaliprosessista poikkeaminen vaatii ylimääräistä työtä eli resurssia järjestämään ja tekemään asioita poikkeavalla tavalla sekä valvomaan ja varmistamaan asian edistymistä. Esimerkiksi edellä mainitun myyjänkin aikaa kuluu priorisoidessa ja kauppansa etenemisen vahtimisessa muuhun kuin myyntiin.

Kun työn alla olevaa tuotantoa, keräilyä tms. lähdetään priorisoimaan, siitä seuraa ohitettavien tilausten materiaalien pysähtyminen viemään tilaa. Tällöin keskeneräinen tuotanto makaa lattialla, haaskaa arvokasta tilaa, on vaarassa saada osumia ja epäselvästi merkittynä aiheuttaa lisätyötä, kun selvitetään mihin vaiheeseen se jäikään.

Kun normaalista prosessista poiketaan, tahtoo herra Murphykin tulla mukaan hämmentämään asiaa. Hämmästytettävän usein juuri se tärkeä toimitus, minkä onnistuminen halutaan erityisesti varmistaa, menee jollain tavalla pieleen. Tuotteeseen tulee käsittelyvaurio, lähetys myöhästyy tai toimitetaan väärään paikkaan. Yleensä syynä on väärin ymmärtäminen tai olettaminen liittyen juurikin normaalista prosessista poikkeamiseen. Ongelma korostuu, jos käytössä olevat tietojärjestelmätkään eivät tue priorisointia.

Toimiva ratkaisu priorisointiin

Ensinnäkin varmuuden vuoksi eli luottamuksen puutteesta johtuvasta priorisoinnista on päästävä eroon. Eikä jonkun tahon subjektiivisesti poikkeuksellisen tärkeänä pitämiensä tilausten priorisointikaan ole pitkällä tähtäimellä optimaalinen ratkaisu kenenkään kannalta. Jos nyt joskus tuleekin todella tarvetta priorisoida, siihenkin on oltava oikea syy ja sovittu toimintamalli. Toimintamalliin kuuluu myös priorisoinnin syyn esille tuominen ja mietintä onko syy jotenkin jatkossa taklattavissa. Selvitettäessä miksi ja kenen toimesta priorisointeja tehdään, saatetaan tunnistaa suurimman osan tulevan yksittäiseltä tai korkeintaan muutamalta henkilöltä. Tällöin priorisoinnin syitä on helpompi kohdistaa ja kohdistaa korjaavat toimenpiteet oikeisiin asioihin. Priorisoinnilla pitäisi myös olla hinta, joka jollain tavalla kohdistaa edes osan priorisoinnista aiheutuvista kustannuksista priorisoijan kuluiksi. Tällöin eurot ohjaavat siihen, että priorisointia käytetään vain todelliseen tarpeeseen.

Avainasemassa ovat vakioitujen toimintamallien noudattaminen ja luottamus siihen, että ne toimivat ilman päälle päsmäröintiä. Kaikessa yksinkertaisuudessaan logistiikan prosessit täytyy määrittää ja sitten toimia sen mukaisesti. Tärkeänä osana sisälogistiikan tehostamista, me Ziirrolla autamme asiakkaitamme tunnistamaan toistuvien priorisointien syitä ja vaikutuksia sekä selkeyttämään logistiikan prosesseja myös työjonojen hallinnan osalta.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.