Varastonhallintajärjestelmän määrittely ja ulkopuolinen kumppani

Varastonhallintajärjestelmän määrittelyn tärkeys yrityksen järjestelmähankinnoissa

Varastonhallinta on yksi yrityksen keskeisimmistä toiminnoista, sillä sen tehokkuus vaikuttaa suoraan liiketoiminnan sujuvuuteen ja tulokseen. Haasteina ovat optimaalisen varastotasojen ylläpito, tilausten käsittely, varastotilan tehokas hyödyntäminen, prosessien tehokas läpimeno, inventaarion hallinta ja asiakaslupauksen varmistaminen. Näiden haasteiden ratkaisemiseksi monet yritykset hankkivat varastonhallintajärjestelmän, joka automatisoi ja tehostaa varastonhallintaprosesseja. Ennen järjestelmän hankintaa on kuitenkin elintärkeää ja erittäin hyödyllistä suorittaa kattava määrittelyprosessi, joka auttaa valitsemaan sopivan varastonhallintajärjestelmän yrityksen ainutlaatuisiin tarpeisiin.

Varastonhallintajärjestelmän määrittelyprosessi on keskeinen vaihe ennen hankintaa, sillä se auttaa ymmärtämään yrityksen tarpeet ja vaatimukset järjestelmää kohtaan. Prosessin aikana kartoitetaan nykyiset varastonhallintaprosessit, tunnistetaan mahdolliset pullonkaulat ja kehityskohteet sekä määritellään tarvittavat toiminnallisuudet ja integraatiot.

Yksi määrittelyn tärkeimmistä syistä on se, että jokainen yritys toimii omien prosessiensa mukaan, joten valmiit varastonhallintajärjestelmät eivät välttämättä sovi täydellisesti yrityksen tarpeisiin. Määrittelyprosessin avulla yritys voi selvittää omat vaatimuksensa ja varmistaa, että valittu järjestelmä tukee niitä.

Toinen syy määrittelyn tärkeydelle on järjestelmän integraatio muihin yrityksen järjestelmiin. Usein varastonhallintajärjestelmä tulee toimimaan yhdessä muiden järjestelmien, kuten myynti- ja laskutusjärjestelmien kanssa. Tässä vaiheessa on tärkeää määritellä, miten nämä järjestelmät kommunikoivat keskenään ja mitä tietoja niiden välillä siirretään. Ilman asianmukaista määrittelyä järjestelmien integrointi voi olla vaikeaa ja aiheuttaa ongelmia tiedonsiirrossa.

Määrittelyn tärkeys korostuu myös budjetin ja aikataulun suunnittelussa. Järjestelmän hankinta ja käyttöönotto ovat merkittäviä investointeja, joten niiden onnistunut toteutus vaatii riittävää suunnittelua. Määrittelyprosessin avulla yritys voi arvioida tarvittavat resurssit, kustannukset ja aikataulun järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon. Näin vältytään yllätyksiltä ja varmistetaan suunnitelmien onnistuminen.

Lisäksi määrittelyprosessi auttaa välttämään virhearviointeja ja epäonnistuneita hankintoja. Kun yritys tuntee omat tarpeensa ja vaatimuksensa, se pystyy vertailemaan eri järjestelmävaihtoehtoja ja valitsemaan parhaiten sopivan ratkaisun. Ilman määrittelyä yritys saattaa hankkia järjestelmän, joka ei vastaa sen tarpeita tai on liian monimutkainen käyttää. Tällöin joudutaan usein korjaaviin toimenpiteisiin, mikä voi olla aikaa vievää ja kallista.

Kokonaisuudessaan varastonhallintajärjestelmän määrittely on välttämätön vaihe ennen järjestelmän hankintaa. Se auttaa yritystä ymmärtämään omat tarpeensa, suunnittelemaan budjetin ja aikataulun, varmistamaan järjestelmän integraation muihin järjestelmiin sekä välttämään virhearviointeja ja epäonnistuneita hankintoja. Määrittelyprosessin huolellinen toteutus takaa, että yritys saa juuri tarpeisiinsa sopivan ja tehokkaan varastonhallintajärjestelmän, joka auttaa parantamaan toiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta.

Miksi hyödyntää ulkopuolista asiantuntijaa varastonhallintajärjestelmän määrittelyssä?

Varastonhallintajärjestelmän määrittelyprosessi voi olla monimutkainen ja vaatii syvällistä ymmärrystä sekä varastonhallinnan että järjestelmäintegraatioiden alueilta. Tästä syystä yritykset pääsääntöisesti hyötyvät ulkopuolisen asiantuntijan käytöstä määrittelyn tekemisessä. Alla on muutamia syitä, miksi kannattaa harkita asiantuntijan apua:

Objektiivisuus: Ulkopuolinen asiantuntija tuo objektiivisen näkökulman määrittelyprosessiin. Tätä voisi verrata autokauppaan: Teslan myyjän tekemä kartoitus tuskin päätyy ehdotukseen ostaa Ford. Vaikka se sopisi käyttäjälleen paremmin. Lisäksi ulkopuolisilla on aina yksi etu: He eivät ole sidoksissa yrityksen sisäisiin politiikkoihin tai ennakko-oletuksiin. Tämä auttaa välttämään sokeita pisteitä ja takaamaan, että määrittely on perusteltua ja kattaa kaikki tarvittavat näkökohdat.
Ammattitaito ja kokemus: Ulkopuolisella asiantuntijalla on laaja-alainen tietämys varastonhallinnasta ja varastonhallintajärjestelmistä. Heillä on usein kokemusta erilaisista yrityksistä ja toimialoista, joten he pystyvät tuomaan esiin parhaita käytäntöjä ja tarjoamaan arvokkaita näkemyksiä. Esimerkiksi maahantuontiin keskittyvän yrityksen tarpeet eroavat valmistavan teollisuuden yrityksen järjestelmätarpeista. Kokeneet asiantuntijat osaavat tunnistaa yrityksen tarpeet ja vaatimukset, sekä ehdottaa sopivia ratkaisuja.
Syvällinen ja ajantasainen ymmärrys järjestelmistä: Asiantuntijat ovat päivittäin tekemisissä erilaisten varastonhallintajärjestelmien kanssa. Heillä on tarkka tieto eri järjestelmien toiminnallisuuksista, ominaisuuksista ja integraatiomahdollisuuksista. Tämä auttaa valitsemaan parhaiten yrityksen tarpeisiin sopivan järjestelmän ja varmistamaan sen saumattoman integraation muihin järjestelmiin.
Ajan ja resurssien säästö: Määrittelyn tekeminen vaatii aikaa, asiantuntemusta ja resursseja. Ulkopuolisen asiantuntijan hyödyntäminen vapauttaa yrityksen oman henkilöstön muita tärkeitä päivittäisen liiketoiminnan tehtäviä varten. Asiantuntija pystyy nopeuttamaan prosessia ja varmistamaan sen tehokkaan etenemisen.
Ongelmien ennaltaehkäisy: Asiantuntija pystyy tunnistamaan mahdolliset ongelma-alueet määrittelyssä ja tarjoamaan ratkaisuja niiden välttämiseksi. Heillä on näkemystä siitä, millaiset haasteet voivat nousta esiin järjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa, ja he osaavat ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin niiden välttämiseksi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että ulkopuolisen ja objektiivisen asiantuntijan hyödyntäminen varastonhallintajärjestelmän määrittelyssä tuo monia etuja. Heidän kokemuksensa, asiantuntemuksensa ja objektiivisuutensa auttavat varmistamaan, että yritys saa juuri tarpeisiinsa sopivan ja toimivan varastonhallintajärjestelmän. Ulkopuolisen asiantuntijan avulla määrittelyprosessi on tehokkaampi, kalliilta virheiltä vältytään ja saavutetaan parempia tuloksia.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.