Virhe varastossa – akuutti kehitysmahdollisuus

Virhe! Mahtavaa: Löytyi akuutti kehitysmahdollisuus!

Logistiikassa tai tuotannossa on sattunut virhe. Tapahtuneelle pitää taas keksiä joku syy. Tällaisia virheitä nyt vaan sattuu eikä, näille oikeastaan voi mitään tehdä. Viimeksi taidettiin vastaava tapahtuma selittää inhimillisenä virheenä… paras varmaan käyttää samaa syytä tälläkin kertaa. Toivottavasti kukaan ei vaan kysy tai vaadi tarkempaa selvitystä. Kuulostaako tutulta?

Inhimillinen virhe on.. no, ainakin helppo selitys. Mitään julkisia tilastoja ei ole saatavilla yrityksissä tapahtuvista virheistä. Poikkeus on kuitenkin työtapaturmat, joista tiedot löytyvät. Ei liene yllätä ketään, että yleisin selitys Suomessa tapahtuneelle työtapahtumalle on inhimillinen virhe. Väitän, että sama logiikka toistuu myös yrityksen sisälogistiikassa ja tuotannossa tapahtuvien virheiden kohdalla. Kuvastaako inhimillinen virhe tapahtunutta? Parantuuko yrityksen toiminta, kun virheen syy todetaan olevan inhimillinen?

Inhimillinen virhe kuvaa huonosti ympäristöä ja tilannetta, missä virhe on tapahtunut. Useimmissa yrityksissä tilastoidaan virheitä jollain luokituksella. Tilastoiminen on toki hyvä tapa pysyä kartalla, mutta jokainen virhe on hyödyllistä tarkastella lähemmin. Pelkästään toteaminen inhimilliseksi virheeksi ei vaan riitä. Jos jokaista inhimilliseksi virheeksi merkittyä poikkeamaa tarkastelee tarkemmin, pystyy tunnistamaan hyvin monenlaisia syitä:

Osaaminen & kiire. Onko tekijällä tarvittavat tiedot ja taidot tehtävän suorittamiseen? Onko tekijä väsynyt tai stressaantunut esimerkiksi tiukkojen määräaikojen ja/tai kovan työpaineen vuoksi? Taustalla voi olla työntekijäpulasta tai kollegan sairauspoissaolosta aiheutunut kiire.

Työympäristö. Altistaako työympäristö jatkuville keskeytyksille? Eli häiriintyykö työntekijän keskittyminen vähän väliä. Joutuuko työntekijä tekemään useita asioita samaan aikaan (multi-taskaaminen)? Onko työympäristö epäsiisti? Onko työympäristön merkinnät epäselvät? Onko työntekijällä tarvittavat laitteet ja välineet työn tekemiseen?

Työohjeet ja kommunikointi. Löytyykö työohjeet? Ovatko työohjeet selkeät? Monimutkaiset ja -vaiheiset työohjeet voivat sisältää päätöksen tekemistä vaillinaisin tiedoin, minkä seurauksena voi tulla vääriä tulkintoja tilanteesta. Eri ihmisten ja osastojen välisissä yhteydenpidoissa voi tulla paljonkin väärinymmärryksiä.

Lopulta jäljelle jää todelliset inhimillisestä tekijästä johtuvat virheet. Näihin voivat vaikuttaa yksilölliset erot havainnoinnissa, persoonallisuudessa ja motivaatiossa.

Miten virheen mahdollisuutta sitten voidaan vähentää?

Mitään pikavoittoja ei tähän ole. Kokonaisuuden pitää toimia hyvin, jotta jokaisen työntekijän on mahdollisuus tehdä työnsä laadukkaasti ja tehokkaasti. Helpoin on lähteä työympäristöstä liikkeelle. Hyvä työympäristö muodostuu mm. selkeistä merkinnöistä, siisteydestä, hyvästä valaistuksesta ja tarkoitukseen soveltuvista työvälineistä. Siistiin ja järjestyksessä olevaan työympäristöön on helpompi laatia työohjeet ja vakioida toimintatapoja esim. 6S:n tapaan. Työntekijälle pitää antaa riittävä koulutus tehtävään. Hyvä on huomioida, että tietoja ja taitoja on vuosien saatossa hyvä välillä kerrata sopivassa laajuudessa. Esimerkiksi yksi erittäin toimivaksi ja hyödylliseksi todettu tapa, on vaatia jokaista työntekijää lukemaan työalueensa työohjeet läpi kerran vuodessa ja vaatia lukukuittausta työohjeista. Samalla kokeneet työntekijät ovat tarkastaneet, että työohjeet ovat ajan tasalla. Jos ohjeissa on ristiriitoja, on hyvä tarkastella, että onko toimintaa kehitetty ja työohje on vanhentunut vai eikö työohjetta noudateta. Eri työvaiheiden aikapainetta ja kuormittavuutta on hyvä tarkastella ja pyrkiä tasaamaan eri työvaiheiden kesken.

Pidemmällä aikavälillä on hyvä edistää työkulttuuria, jossa opitaan virheistä oppivaksi. Kun työntekijä ilmoittaa virheestä, paras mahdollinen vastaus siitä on kiitos. Näkymättömästä tuli näkyvää, ja näkyvää voidaan kehittää. Haukut saadessaan hän ei seuraavan virheen havaitessaan kerro asiasta, eikä silloin voida välttyä tekemästä samaa virhettä uudelleen. On mahdotonta johtaa salaisuuksia. Siksi on tärkeää, että virheistä ilmoitetaan työnjohdolle mahdollisimman matalalla kynnyksellä ja mahdollisimman ripeästi. Jos virheistä ilmoitetaan heti, virheet voidaan korjata ennen kuin ne siirtyvät häiriöksi seuraavaan vaiheeseen. Myös virheen korjaus on usein heti tehtynä nopeampi, helpompi ja kannattavinta. Toisaalta henkilöstön ja yrityksen etu on puhua virheistä avoimesti. Pahin tilanne on se, että virheen tekijä ei reagoi poikkeamaan vaan päästää sen seuraavaan vaiheeseen aiheuttamaan häiriön. Virheen tekijä ei ole useinkaan tärkeä tieto vaan se, että virhe tapahtui ja mitä siitä voidaan oppia. Voidaanko jatkossa ennakoida tilanne? Voidaanko työvaihetta muuttaa niin, ettei kyseisen virheen tekeminen ole edes mahdollista?

Ei pidä unohtaa myöskään kiirettä. Kiire on käytännössä synonyymi tilanteelle, jossa on työntekijällä liikaa tekemistä ja aikaa liian vähän. Kiire ei tehosta työn tekemistä! Parempi tapa on tehdä töitä tehokkaasti kuin kiireesti söhläten.

Jos olet suunnittelemassa laajempia muutoksia: hyvä huomioida, että automaation hyödyntäminen vähentää manuaalisia työvaiheita ja sitä kautta myös virheen todennäköisyys pienenee. Toki automaatiossakin voi tapahtua virheitä, mutta automaation virheet löytyvät huomattavasti helpommin, kun ne ovat usein luonteeltaan sarjamaisia ja tahtovat toistua niin kauan, kunnes ongelma on korjattu.

Mitä hyötyä on virheen tunnistamisesta?

Jos virhe vain korjataan, mikään ei muutu. Virheen syyt pitää tunnistaa ja korjata niin, ettei virhe pääse toistumaan. Voi ajatella, että virhe on merkki akuutista kehitystarpeesta. Viisaus, että virheet antavat tilaisuuden korjata rutiineja ja tulos tehdään voittavilla rutiineilla, on mielestäni täysin totta. Sanomattakin selvää, että jokainen virhe aiheuttaa eriävän määrän kustannuksia, jotka nakertavat yrityksen tulosta. Työ on kustannustehokkaampaa tehdä kerralla täysin oikein kuin pyrkiä maksimoimaan suoritteet sallien satunnaiset virheet. Kaikkein kalleimpia virheitä ovat asiakkaille asti menneet virheet. Ääritapauksissa asiakassuhde voi päättyä yhteen toimitusvirheeseen.

Mietityttääkö varastosi tai tuotantosi laatu? Onko teillä runsaasti merkkejä akuuteista kehitystarpeista? Olisiko nyt hyvä aika selvittää varastosi tai tuotantosi todelliset virheiden syyt ja ratkaista ne? Ziirron kehitysprojekteissa nousee aina kehitysehdotuksia, jotka tähtäävät työn laadun parantumiseen.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.