Työtutkimuksesta apua prosesseihin

Case-tarina: Takkuavaa työtä ja keskinäistä eripuraa

Asiakkaallamme oli noin kaksikymmentä enemmän tai vähemmän takkuavaa prosessia ja tiimihenkeä kuvattiin huonoksi. Prosessin alussa tiesimme suurin piirtein mitä tulemme tekemään, mutta emme sitä, kuinka kauan prosesseihin menee aikaa tai miten paljon resursseja tulisimme tarvitsemaan.

Totesimme, että työntutkimus olisi sopivin työkalu tämän kaltaiseen analytiikkaan. Halusimme myös selvittää, onko jokin prosessin osa sellainen, jossa hukataan materiaaleja tai energiaa.

Pintaa syvempi työtutkimus

Aloitimme työntutkimuksen tuotteiden vastaanottoprosessista, sillä se oli varastoprosessin ensimmäinen osa, kuten tavallista. Vastaanotto onkin prosessi, joka on syytä tutkia korostetun huolellisesti – vastaanoton onnistuminen (tai epäonnistuminen!) vaikuttaa jokaiseen sitä seuraavaan vaiheeseen.

Tämän prosessin tutkimukseen ja analysointiin kului aikaa pari viikkoa, sillä vaikka prosessi sinänsä oli helppo, sen sisällä oli monia työvaiheita. Tutkimusmenetelmänä käytettiin MOST liikesarja-analyysia ja havainnointitutkimusmenetelmää, eli tutkimme jokaisen yksittäisen työsuorittamiseen kuuluvan tai liittyvän liikesarjan ja havainnoimme kuinka paljon häiriöitä, keskeytyksiä ja odotusta keskimääräisen työpäivän aikana on.

Seuraavaksi tutkittiin varastosiirto- ja hyllytysprosessit sekä keräily-, pakkaus ja lähetysprosessit. Tutkimuksen aikana selvitettiin näille prosesseille tyypilliset työajat, ergonomiahaasteet ja prosessien pullonkaulat.

Tutkimuksessa selvisi, että tuotteiden varastointi ei ollut optimaalinen (tuotetun ABC-analyysin tuloksista päätellen). Huomattiin myös, että työpisteiden sijoittelu ja ergonomia heikensivät tuottavuutta ja turvallisuutta.

Varastointia tehostamalla voitaisiin saavuttaa korkeampi kuljetusautojen täyttöaste ja siten alentaa koko toiminnon hiilijalanjälkeä.

Kuka korjaa virheet?

Työntutkimuksen jälkeen alkoi prosessi- ja menetelmäkehitysprojekti, jonka aikana korjattiin havaitut ongelmakohdat ja luotiin muun muassa uusi varaston pohjapiirros, eli layout. Uusi sijoittelu tehosti toimintaa ja oli työntekijöille vähemmän kuormittava.

Vaikka löydökset ovat yleensä myös työntekijöiden kannalta positiivisia, työntutkimus saattaa aiheuttaa ihmisissä epävarmuutta ja jopa pelkoa. Tavat ja työ puretaan osiin ja avataan heille vieraan ihmisen toimesta. Siksi avoimuus siitä mitä tehdään, miten tehdään ja miksi tehdään, on projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä.

Molemminpuolinen luottamus sitouttaa työntekijät mukaan projektiin jolloin päästään käsiksi työhön liittyvään (usein varsin kattavaan) hiljaiseen tietoon. Niinpä työntekijät ja heidän työnjohtajansa otettiin tässäkin tapauksessa mukaan projektiin. Alun pienen epäröinnin jälkeen he olivat erittäin suurella innolla mukana projektissa.

Kaiken kaikkiaan projekti oli onnistunut ja sillä saavutettiin monia hyötyjä sekä yrityksen, että sen työntekijöiden näkökulmasta.