WMS-projektin sudenkuopat

Tavallisesti keskustelumme ja kirjoituksemme pyörivät onnistumisen ympärillä. Mielestäni on yhtä tärkeää olla tietoinen mahdollisista sudenkuopista. Ohessa omasta mielestäni TOP 5 syytä, miksi uuden varastonhallintajärjestelmän (WMS) projekti epäonnistuu. Näiden sudenkuoppien väistäminen ei välttämättä vielä takaa onnistumista, mutta onnistumiselle on paremmat mahdollisuudet, kun väistää nämä sudenkuopat.

1. Kiirehdi käyttöönottoon

Varmin tapa saada epäonnistuminen on ryhtyä toimeen ilman mitään pohjatyötä ja suunnittelua. Voisi kuvitella, että kaikki varastot ovat hyvin samankaltaisia keskenään, mutta näin ei kuitenkaan ole. Jokaisessa varastossa on ainutlaatuisia tarpeita. Ihan ensimmäiseksi kannattaakin kartoittaa oman varaston nykytila ja ennakoida tulevaisuutta. Vierailu toisen toimijan varastolla voi olla silmiä avaava kokemus. Mitä toimintoja työntekijät tarvitsevat onnistuakseen päivittäisessä työssään? Mitä toimintoja he tarvitsevat, että he voivat onnistua työssään myös lähitulevaisuudessa? Lisäksi on hyvä miettiä, mikä on WMS projektin tavoite. Tavoitellaanko ensisijaisesti esimerkiksi keräilyvirheiden vähentämistä, tilausten käsittelyn tehostamista vai selkeytetäänkö/modernisoidaanko toimintatapoja. Mitä paremmin ja kattavammin on lähtötilanne ja tulevaisuuden tahtotila dokumentoitu, sen helpompaa on onnistua projektin seuraavissa vaiheissa.

2. Valitse halvin järjestelmä

Kilpailuttaminen ja toimittajan valitseminen on nopeaa, kun vertaillaan vain projektikustannuksia. Tämä on nopea ja yksinkertainen tapa hoitaa kilpailutus ja tehdä perustellusti huono valinta. Kustannusten vertailu on toki tärkeää, mutta vain projektikustannusten vertailun sijaan tulisi katsoa järjestelmän elinkaarikustannuksia. Järjestelmästä muodostuu runsaasti sivukuluja, mm. lisenssimaksujen, palvelimien, käyttölaitteiden, tukipalveluiden ja henkilöstön kouluttamisen muodossa. On hyvin mahdollista, että halvimmasta järjestelmäprojektista voi tulla jo muutamassa vuodessa kaikkein kallein ratkaisu. Hyvä on kuitenkin muistaa kustannuksia vertaillessa, että järjestelmän laadusta ja soveltuvuudesta ei kannata tinkiä kustannussäästöjen toivossa.

3. Vaadi runsaasti räätälöintiä

Jos tavoite on nimenomaan epäonnistua, on laajojen ja monimutkaisten räätälöintien vaatiminen avainasioita. Jätä huomioimatta alan parhaat käytännöt ja korosta yrityksesi erityistarpeita. Räätälöinnit myös lisäävät projektin kustannuksia ja kestoa – usein hyvinkin paljon. Lisäksi räätälöinnit tekevät järjestelmän päivittämisestä hyvin työlästä. Usein toimivin kokonaisuus muodostuu toimittajan vakioratkaisusta, jota on jouduttu vain hieman räätälöimään. Toisinaan voi käydä niin, että WMS-toimittaja haluaakin lisätä räätälöintitarpeesi suoraan vakioratkaisuunsa. Vakioratkaisulla on useita hyviä puolia, joita ei välttämättä saa voimakkaasti räätälöidyssä. Vakiojärjestelmien eduiksi voidaan katsoa mm, että ne on todettu toimivaksi erilaisissa käyttöympäristöissä ja tilanteissa, ratkaisu on usein skaalautuva ja sisältää runsaasti lisäominaisuuksia sekä toimittaja ylläpitää ja kehittää sitä jatkuvasti. Lisäominaisuudella tarkoitan esimerkiksi tukea käsitellä erilaisia tilaustyyppejä. Tilanne voi olla, että juuri nyt tälle ominaisuudelle ei ole käyttöä, mutta entä muutaman vuoden kuluttua?

4. Ohita IT:n tarpeet

WMS on vahvasti riippuvainen muista järjestelmistä. Ajantasaiset ja tarkat tiedot ovat kriittistä järjestelmän toiminnalle. Epävakaat ja huonosti toteutetut ERP:n ja WMS:n rajapinnat voivat aiheuttaa tehottomuutta varastossasi. Tietojenkin tulisi olla kunnossa, sillä esimerkiksi vanhentuneet, virheelliset ja/tai puutteelliset tuotetiedot voivat tarkoittaa ylimääräisiä toimenpiteitä varastossasi. Onnistuaksesi toimi tiiviissä yhteistyössä IT-osaston tai IT-kumppanisi kanssa. Varaa myös runsaasti aikaa, sillä tämä kokonaisuus vie yllättävän paljon aikaa. Yhteisen kalenteriajan löytäminen voi olla haastavaa. Vaikka omalla organisaatiollasi olisi kalenterissa hyvin aikaa, voi tilanne olla se, että järjestelmä toimittajan soveltuvin IT-asiantuntija onkin sidottu toiseen projektiin. Haluatko sitoa projektiisi toimittajalta henkilön, joka tuntee ERP-järjestelmäsi vaatimukset erinomaisesti vai sen, jolle ERP-järjestelmäsi on täysin vieras. Niinpä, kalenterin yhteensovittamiseen on hyvä varautua. Huomioitavaa, että integraation testausvaihe kestää myös yllättävän kauan. Aina löytyy bugeja, joiden tutkimisessa ja korjaamisessa kestää… ja sen jälkeen kaikki testataan taas uudestaan. Testauksessa voi tulla esille myös huono datan laatu, joka sekin pitää korjata ennen järjestelmän käyttöönottoa.

5. Laiminlyö työntekijöiden koulutus

Kyllä ammattilaiset osaavat käyttää järjestelmää kuin järjestelmää! Järjestelmä on yhtä tehokas kuin sitä käyttävät työntekijät. Jos työntekijät eivät osaa käyttää järjestelmää oikein, järjestelmää voidaan käyttää vajavaisesti ja siihen voidaan syöttää virheellistä tietoa. Tällöin odotetut hyödyt uudesta WMS:sta eivät välttämättä toteudu. Jos kuitenkin haluat onnistua, kannattaa laatia koulutusohjelma uuden järjestelmän niin perustoiminnoista kuin vaativimmista ominaisuuksista. Suotavaa on myös kannustaa käytännön harjoitteluun ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa. Tämä vaihe on luontevaa tehdä järjestelmän lopputestausvaiheen yhteydessä. Mitä paremmin työntekijät osaavat käyttää järjestelmää ennakkoon, sen helpompaa tulee olemaan ensimmäisenä päivänä, kun uusi järjestelmä on niin sanotusti oikeassa käytössä.

Bonus: Hoidetaan-itse-kaiken-muun-työn-ohessa -asenne. Kyllä kaikki hoituu, kun vaan itse tehdään. Harvassa yrityksessä on tällaiseen projektin soveltuvat osaajat ennestään ilman muita velvoitteita. Kun projektille on käytettävissä liian vähän aikaa – on hyvin helppo laiminlyödä pohjatyö. Huonon pohjatyön jäljiltä valitaan järjestelmä, joka ei kunnolla sovellu ja pyydetään räätälöintejä toimintoihin, joita ei todellisuudessa edes tarvita. Vielä kun laitetaan kiireiset palaverit IT:n kanssa, vajavainen testausvaihe ja heikosti koulutettu henkilöstö – on kaaos taattua.

Kaikkea ei kuitenkaan tarvitsisi hoitaa itse. Jos aihe kiinnostaa enemmän, kannattaa lukea myös Jussin blogi kirjoitus, Varastonhallintajärjestelmän määrittely ja ulkoinen kumppani.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.