Monessa varastossa tai tuotannon logistiikassa on henkilö, jolta kaikki käyvät kysymässä neuvoa.

Hän tietää, missä erikoisemmat osat sijaitsevat, miten järjestelmän poikkeustilanteet ratkaistaan, mitä asiakkaan erityisohje tarkoittaa ja kenelle pitää soittaa, kun vastaanotossa oleva toimitus ei vastaa ennakkotietoja.

Osaava ja kokenut työntekijä on yritykselle suuri voimavara. Samalla toimintaan syntyy riski, jos tärkeä osaaminen on vain yhden tai muutaman ihmisen varassa.

Mitä tapahtuu, kun avainhenkilö on lomalla, sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa?

Perehdytys ei ole varastokierros

Perehdytys tarkoittaa helposti sitä, että uudelle työntekijälle näytetään tilat, esitellään työtoverit ja annetaan muutama työohje luettavaksi.

Tämän jälkeen oppiminen tapahtuu työn ohessa.

Käytännössä uusi työntekijä seuraa kokeneempaa kollegaa ja omaksuu hänen tapansa toimia. Jos työn tekemiseen ei ole yhteistä vakioitua menetelmää, jokainen perehdyttäjä voi opettaa saman tehtävän hieman eri tavalla.

Lopputuloksena työpaikalle syntyy useita rinnakkaisia toimintatapoja.

Hyvän perehdytyksen pitäisi vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä tehtävässä tehdään ja miksi?
• Missä järjestyksessä työvaiheet suoritetaan?
• Miten työ kirjataan järjestelmään?
• Mitkä ovat yleisimmät poikkeamatilanteet?
• Milloin työntekijä voi ratkaista tilanteen itse?
• Milloin tarvitaan esihenkilön tai muun asiantuntijan apua?
• Mitä turvallisuusriskejä tehtävään liittyy?

Perehdytys ei ole yksittäinen tapahtuma. Se on prosessi, jonka lopuksi pitää myös varmistaa, että työntekijä osaa tehtävän.

Osaamismatriisi tekee tilanteen näkyväksi

Osaamismatriisi on yksinkertainen työkalu, jolla kuvataan, mitä tehtäviä toiminnassa on ja kuka osaa tehdä niitä.

Matriisissa voidaan seurata esimerkiksi vastaanoton, hyllytyksen, keräilyn, pakkaamisen, lähettämisen, inventoinnin ja järjestelmien käytön osaamista. Samalla voidaan tunnistaa tehtävät, joiden tekeminen on vain yhden henkilön varassa.

Osaamismatriisin tarkoitus ei ole arvostella työntekijöitä. Sen avulla selvitetään, onko organisaatiolla riittävä osaaminen toiminnan turvaamiseksi.

Osaaminen ei myöskään ole pysyvä tila. Harvoin tehtävä työ unohtuu, järjestelmät muuttuvat ja toimintatavat kehittyvät. Siksi osaamismatriisia pitää päivittää säännöllisesti.

Hiljainen tieto pitää saada yhteiseksi osaamiseksi

Kaikkea osaamista ei voida kirjoittaa työohjeeseen. Kokeneella työntekijällä on usein paljon hiljaista tietoa, joka on muodostunut vuosien aikana.

Tämä tieto kannattaa tunnistaa ennen kuin se katoaa organisaatiosta.

Käytännössä se voi tarkoittaa työvaiheiden havainnointia, poikkeustilanteiden dokumentointia ja kokeneiden työntekijöiden osallistamista perehdytysmateriaalien tekemiseen.

Tavoitteena ei ole tehdä jokaisesta työntekijästä samanlaista. Tavoitteena on varmistaa, että kriittiset tehtävät voidaan hoitaa turvallisesti ja laadukkaasti riippumatta siitä, kuka sattuu olemaan työvuorossa.

Osaaminen on osa toimitusvarmuutta

Logistiikan suorituskyky ei synny vain järjestelmistä, kalustosta ja layoutista. Se riippuu myös siitä, osaavatko ihmiset käyttää niitä oikein.

Puutteellinen perehdytys näkyy virheinä, kyselyinä, odottamisena ja työn uudelleen tekemisenä. Osaamisen henkilöityminen taas tekee toiminnasta haavoittuvaa.

Siksi perehdytys ja osaamismatriisi eivät ole vain henkilöstöhallinnon työkaluja. Ne ovat osa päivittäisjohtamista, toiminnan jatkuvuutta ja toimitusvarmuutta.

Paras hetki jakaa osaamista on ennen kuin sen puuttuminen pysäyttää työn.