TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 13 ja 14 artikla, ja tietosuojalaki (1050/2018)

Alihankkija- ja kumppanirekisteri / Ziirto Oy

Laadittu: 21.1.2025 · Viimeksi päivitetty: 25.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Ziirto Oy (Y-tunnus 3155114-7)

Lentäjäntie 3, 01530 Vantaa

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Harri Hirvonen

Sähköposti: harri.hirvonen@2mm.fi

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt (kohta 10) osoitetaan yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

3. Kenen tietoja käsittelemme

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Ziirto Oy käsittelee alihankkijoidensa ja kumppaniensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Alihankkijoilla tarkoitetaan henkilöitä tai yrityksiä, jotka tuottavat Ziirtolle palveluita (ml. itsenäiset interim-ammattilaiset ja konsultit). Kumppanilla tarkoitetaan yritystä, joka tuottaa palveluita Ziirton asiakkaille. Rekisteröityjä ovat näiden yritysten yhteyshenkilöt sekä toiminimellä tai omalla yhtiöllään toimivat henkilöt itse.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste	Tarkennus
Alihankinta- ja kumppanisopimusten valmistelu, todentaminen, hoitaminen ja kehittäminen sekä toimeksiantojen toteuttaminen	Sopimus (6.1.b art.) tai oikeutettu etu (6.1.f art.)	Sopimusperuste, kun rekisteröity on itse sopimusosapuoli (esim. toiminimiyrittäjä); oikeutettu etu, kun rekisteröity toimii yrityksen yhteyshenkilönä.
Laskutus, maksuliikenne ja kirjanpito	Lakisääteinen velvoite (6.1.c art.)	Kirjanpitolaki ja muu pakottava lainsäädäntö.
Tilaajavastuulain mukaisten selvitysten hankkiminen ja säilyttäminen	Lakisääteinen velvoite (6.1.c art.)	Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006), kun sen soveltamisedellytykset täyttyvät.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Yksilöinti- ja yhteystiedot: nimi, työpaikan yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköposti), titteli ja rooli

Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot: sopimukset, tarjoukset, toimeksiannot, laskutus- ja maksutiedot (toiminimiyrittäjillä myös Y-tunnus ja laskutusosoite)

Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset silloin, kun laki soveltuu (esim. vero- ja eläkevakuuttamistiedot; itsenäisen ammatinharjoittajan osalta nämä voivat olla henkilötietoja)

Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: yhteydenotot, tapaamiset ja palautteet

Edellä mainittujen tietojen muutostiedot

6. Tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään ja alihankkija- tai kumppaniyrityksen muilta yhteyshenkilöiltä

Julkisista rekistereistä (kaupparekisteri, YTJ) ja tilaajavastuutietopalveluista sopimusvalmistelun ja lakisääteisten selvitysten yhteydessä

Samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä

Kun tietoja on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, tämä seloste toimii 14 artiklan mukaisena informointina.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Asiakkaat: kun alihankkija tai kumppani osallistuu asiakastoimeksiannon toteuttamiseen, asiakkaalle luovutetaan toimeksiannon edellyttämät tarpeelliset yhteyshenkilö- ja ammattilaistiedot. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille ilman rekisteröidyn suostumusta.

Konserniyhtiöt: tietoja käsitellään Ziirton kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä (mm. 2mm Performance, JustLogi Oy) sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin ja palveluiden tuottamiseksi, mm. konsortiorakenteessa, jossa konserniyhtiö toimii toimeksiannon alihankkijana.

Henkilötietojen käsittelijät: toiminnanohjaus- ja laskutusjärjestelmän toimittaja, sähköisen allekirjoituspalvelun tuottaja sekä IT- ja viestintäpalveluiden toimittajat. Käsittelijät toimivat lukuumme 28 artiklan mukaisin sopimuksin. Tieto kulloinkin käytettävistä käsittelijöistä on saatavilla kohdan 2 yhteyshenkilöltä.

Viranomaiset: lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (esim. verottaja).

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään EU:n/ETA:n alueella, eikä niitä lähtökohtaisesti siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Jos yksittäinen palveluntarjoaja poikkeuksellisesti käsittelisi tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella, siirto toteutettaisiin tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisesti Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden (2021/914) nojalla täydentävine suojatoimineen. Lisätietoja saa kohdan 2 yhteyshenkilöltä.

9. Säilytysajat Tietoryhmä / tilanne	Säilytysaika
Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot	Sopimussuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen enintään 10 vuotta mahdollisten oikeudellisten vaatimusten varalta (velan vanhentumisesta annettu laki).
Kirjanpitoaineistoon sisältyvät tiedot	Kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta (kirjanpitokirjat 10 vuotta).
Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset	Vähintään 2 vuotta sopimusta koskevan työn päättymisestä (tilaajavastuulaki).
Potentiaalisten alihankkijoiden ja kumppanien yhteystiedot	Enintään 36 kuukautta viimeisimmästä aktiivisesta vuorovaikutuksesta.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan luotettavasti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet. Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.): vahvistus käsittelystä ja jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.): virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisu tai täydentäminen.

Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.): mm. kun tiedot eivät enää ole tarpeen, suostumus peruutetaan eikä muuta perustetta ole, tai käsittelyä vastustetaan perustellusti. Oikeutta rajoittavat lakisääteiset säilytysvelvoitteet (esim. kirjanpitolaki).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.): esim. tietojen paikkansapitävyyden selvittämisen ajaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.): koskee rekisteröidyn itse toimittamia tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella automaattisesti.

Oikeus vastustaa käsittelyä (21 art.): henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Oikeus peruuttaa suostumus (7 art.): milloin tahansa, vaikuttamatta ennen peruutusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 art.): Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

11. Tietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan Ziirton tietoturvapolitiikan mukaisesti asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein: käyttöoikeuksien hallinta, vahva tunnistautuminen, salaus, palomuurit sekä pääsyn rajaaminen henkilöihin, joiden työtehtävät käsittelyä edellyttävät. Henkilöstö koulutetaan tietoturvalliseen ja tietosuojalainsäädännön mukaiseen käsittelyyn vuosittain. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Palveluntarjoajilta edellytetään sopimuksin vastaavaa tietoturvan tasoa.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta toimintamme kehittyessä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme. Ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa ziirto.fi/tietoturva.