Tuotannon työntekijän tehtävänä pitäisi olla tuotteen valmistaminen, kokoonpano tai jalostaminen. Silti monessa yrityksessä merkittävä osa työpäivästä kuluu materiaalien etsimiseen, puuttuvien osien selvittämiseen ja varastossa käymiseen.

Työ voi näyttää kiireiseltä. Ihmiset liikkuvat, puhelimet soivat ja osia haetaan kiireellä eri puolilta tehdasta. Tuotannon näkökulmasta kyse on kuitenkin usein puhtaasta hukasta.

Jos asentaja joutuu keskeyttämään työnsä puuttuvan osan vuoksi, ongelma ei ole se, kuinka nopeasti hän löytää materiaalin. Olennaisempi kysymys on, miksi materiaalin puuttuminen huomattiin vasta silloin, kun sitä tarvittiin.

Hyvin toimivassa tuotannossa oikeat materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja oikeina määrinä. Tämän pitäisi perustua määriteltyyn toimintamalliin ja luotettavaan järjestelmäohjaukseen – ei työntekijöiden muistiin, kokemukseen tai jatkuvaan kiireellä reagoimiseen.

Materiaalin odottaminen on suoraa hukka-aikaa

Materiaalipuutteen vaikutus ei rajoitu siihen aikaan, joka osan etsimiseen käytetään.

Kun tarvittavaa materiaalia ei löydy, työ keskeytyy. Työntekijä voi joutua kysymään asiasta kollegalta, työnjohdolta tai logistiikalta. Varastosta tarkistetaan saldoja, kierretään mahdollisia säilytyspaikkoja ja selvitetään, onko osa saapunut, kerätty väärään paikkaan tai käytetty toiselle tilaukselle.

Joskus osa löytyy. Joskus ei.

Etsimisen lisäksi aikaa kuluu odottamiseen, työn uudelleen aloittamiseen ja tuotannon aikataulun järjestämiseen. Pahimmillaan yhden osan puuttuminen pysäyttää kokonaisen työvaiheen tai estää tuotteen valmistumisen.

Kaikki tämä on suoraa hukka-aikaa, joka ei lisää tuotteen arvoa asiakkaalle.

Ongelma ei aina näy tuotantomäärissä yksittäisenä suurena häiriönä. Usein kyse on pienistä, päivittäin toistuvista katkoksista. Viisi minuuttia tässä, kymmenen minuuttia tuolla. Kun samanlaiset tilanteet toistuvat useilla työntekijöillä ja useissa vuoroissa, vuositasolla puhutaan helposti huomattavasta työmäärästä.

Kuka vastaa siitä, että materiaalia on saatavilla?

Tuotannon materiaalitäydennyksissä vastuiden pitää olla selkeät.

Yllättävän usein toimintamalli perustuu siihen, että tuotannon työntekijä huomaa materiaalin loppuvan ja lähtee hakemaan sitä itse. Jos materiaalia ei löydy, hän pyytää apua logistiikalta tai työnjohdolta.

Tällöin täydennys käynnistyy vasta, kun puute on jo vaikuttanut tuotantoon.

Parempi toimintamalli on sellainen, jossa materiaalitarve tunnistetaan ennen puutteen syntymistä. Logistiikka vastaa materiaalin toimittamisesta sovittuun paikkaan ja tuotanto voi keskittyä omaan ydintehtäväänsä.

Järjestelmän pitää tietää, missä materiaali on

Materiaalitäydennysten toimivuus edellyttää luotettavaa tietoa.

Jos järjestelmä näyttää materiaalille saldoa, mutta kukaan ei tiedä, missä se fyysisesti sijaitsee, järjestelmän tieto ei palvele tuotantoa eikä logistiikkaa. Sama ongelma syntyy, jos materiaali löytyy hyllystä, mutta varastopaikkaa tai saldoa ei ole kirjattu järjestelmään oikein.

Materiaalin pitäisi olla sekä fyysisesti että järjestelmällisesti hallinnassa.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• jokaisella materiaalilla on määritelty varastopaikka
• varastopaikat on merkitty selkeästi
• vastaanotot, siirrot ja kulutukset kirjataan
• tuotantoon toimitetun materiaalin sijainti tunnetaan
• saldoihin ja paikkatietoihin voidaan luottaa
• epäselville ja tunnistamattomille materiaaleille on oma käsittelytapansa.

Järjestelmäohjauksen puuttuessa materiaalien hallinta siirtyy helposti ihmisten muistin varaan. Kokeneet työntekijät tietävät, missä tavaroita yleensä säilytetään, mitä vaihtoehtoista osaa voidaan käyttää ja keneltä asiaa kannattaa kysyä.

Toiminta voi näyttää sujuvan niin kauan kuin oikeat ihmiset ovat paikalla. Todellisuudessa prosessi on haavoittuva.

Hyvä järjestelmä ei ole vain saldoluettelo. Sen pitäisi ohjata materiaalin vastaanottoa, varastointia, keräilyä, siirtoja ja täydennyksiä niin, että käyttäjän ei tarvitse arvailla seuraavaa tehtävää tai materiaalin sijaintia.

Kaikkea ei kannata toimittaa samalla tavalla

Tuotannon materiaalien tarpeet voivat erota merkittävästi toisistaan.

Pienet, edulliset ja nopeasti kuluvat vakio-osat voidaan täydentää esimerkiksi kaksilaatikko- tai Kanban-menetelmällä. Suuret, kalliit tai tuotekohtaiset komponentit kannattaa toimittaa tuotantosuunnitelman tai työmääräimen perusteella.

Joissakin työvaiheissa paras ratkaisu voi olla tuotekohtainen setti, joka sisältää kaikki kokoonpanossa tarvittavat osat. Toisissa tehtävissä materiaalit kannattaa säilyttää kiinteillä paikoilla työpisteen läheisyydessä ja täydentää säännöllisillä kierroksilla.

Sama ratkaisu ei myöskään sovi nopeasti kiertävälle vakio-osalle ja harvoin käytettävälle erikoiskomponentille.

Materiaalitäydennyksiä suunniteltaessa pitää tuntea ainakin:

• materiaalin kulutus
• kulutuksen vaihtelu
• materiaalin koko ja käsiteltävyys
• toimitus- ja täydennysaika
• materiaalipuutteen vaikutus tuotantoon
• varastointiin käytettävissä oleva tila
• tuotantosuunnitelman luotettavuus.

Hyvä toimintamalli ei tarkoita mahdollisimman suuren materiaalimäärän tuomista tuotantoon varmuuden vuoksi. Ylitäyttö vie tilaa, vaikeuttaa järjestyksen ylläpitoa ja lisää materiaalien sekoittumisen tai vaurioitumisen riskiä.

Tavoitteena on hallittu saatavuus, ei mahdollisimman suuri puskuri.

Tuotannon ja logistiikan pitää toimia samalla tiedolla

Materiaalitäydennys ei ole vain logistiikan sisäinen prosessi. Se yhdistää hankinnan, varaston, tuotannonsuunnittelun, tuotannon ja tietojärjestelmät.

Jos tuotantosuunnitelma muuttuu, tiedon pitää välittyä materiaalien keräilyyn ja toimitukseen. Jos osa puuttuu varastosta, tuotannon pitää saada tieto ennen työn aloittamista. Jos materiaalin kulutus poikkeaa suunnitellusta, poikkeama pitää tunnistaa ja käsitellä.

Ongelmia syntyy, kun eri toiminnot työskentelevät eri tiedoilla.

Tuotanto voi olettaa materiaalien olevan valmiina. Logistiikka ei ole saanut tietoa tarpeesta. Järjestelmä näyttää saldoa, vaikka materiaalit on siirretty kuittaamatta tuotantoon. Hankinta uskoo nykyisen varastomäärän riittävän, vaikka osa saldosta on varattu toiselle tuotteelle.

Tällöin kiire alkaa näkyä vasta tuotannon työpisteellä, vaikka ongelma on syntynyt paljon aikaisemmin.

Toimiva täydennysprosessi edellyttää yhteisiä pelisääntöjä, selkeitä vastuita ja ajantasaista tilannekuvaa.

Kehittäminen alkaa nykytilan ymmärtämisestä

Materiaalitäydennysten kehittämistä ei kannata aloittaa suoraan automaatiosta, uudesta järjestelmästä tai trukkihankinnasta.

Ensin pitää selvittää, miten materiaalit tällä hetkellä liikkuvat.

Havainnoinnin ja työn mittaamisen avulla voidaan nähdä, kuinka paljon tuotannon työajasta kuluu materiaalien käsittelyyn, hakemiseen ja puutteiden selvittämiseen.

Usein ensimmäiset kehityskohteet ovat yksinkertaisia. Varastopaikat merkitään, järjestelmätiedot korjataan, täydennysvastuut sovitaan tai usein käytetty materiaali sijoitetaan lähemmäs käyttöpaikkaa.

Suurempia ratkaisuja kannattaa suunnitella vasta, kun tiedetään, mitä ongelmaa niillä ollaan ratkaisemassa.

Tuotannon tehtävä ei ole etsiä osia

Hyvin järjestetty materiaalitäydennys ei välttämättä näy tuotannon työntekijälle juuri lainkaan. Materiaalit ovat saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan, eikä työn tekeminen keskeydy niiden etsimiseen.

Tämän taustalla on kuitenkin paljon suunnittelua:

• selkeä materiaalinohjaus
• luotettava järjestelmätieto
• tarkoituksenmukainen varastointi
• määritellyt täydennysmenetelmät
• sovitut vastuut
• tuotannon ja logistiikan välinen tiedonkulku.

Materiaalien etsiminen ja niiden odottaminen eivät kuulu tuotteen valmistamiseen. Ne ovat hukkaa, jonka kustannukset näkyvät tuotannon tehokkuudessa, toimituskyvyssä ja työn mielekkyydessä.

Tuotannon työntekijän pitäisi voida keskittyä tuotteen tekemiseen. Logistiikan ja järjestelmien tehtävänä on varmistaa, että tekemiseen tarvittavat materiaalit ovat oikeassa paikassa ennen kuin niitä tarvitaan.