TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 13 ja 14 artikla, ja tietosuojalaki (1050/2018)

Yritysasiakasrekisteri / Ziirto Oy

Laadittu: 21.1.2025 · Viimeksi päivitetty: 2.9.2026

1. Rekisterinpitäjä

Ziirto Oy (Y-tunnus 3155114-7)

Lentäjäntie 3, 01530 Vantaa

Ziirto Oy toimii tässä selosteessa kuvatun käsittelyn osalta rekisterinpitäjänä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Ziirton kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä (mm. 2mm Performance Oy, JustLogi Oy) jäljempänä kohdassa 7 kuvatulla tavalla.

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Harri Hirvonen

Sähköposti: harri.hirvonen@2mm.fi

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt (kohta 10) osoitetaan yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

3. Kenen tietoja käsittelemme

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Ziirto Oy käsittelee yritysasiakkaidensa ja potentiaalisten yritysasiakkaidensa (prospektien) yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Rekisteröityjä ovat asiakas- ja prospektiyritysten päättäjät ja yhteyshenkilöt työroolissaan.

Rekisteröityjä ovat lisäksi verkkosivustomme kävijät jäljempänä kuvatun kävijätietojen keräämisen osalta.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin. Kunkin tarkoituksen kohdalla on ilmoitettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukainen oikeusperuste. Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste	Tarkennus
Asiakassuhteen hoito, palveluiden tuottaminen ja toimeksiantojen toteuttaminen	Sopimus (6.1.b art.)	Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimet, kun rekisteröity edustaa asiakasyritystä.
Laskutus, saatavien hallinta ja kirjanpito	Lakisääteinen velvoite (6.1.c art.)	Kirjanpitolaki (1336/1997) ja muu pakottava lainsäädäntö.

Emme tee rekisteröityihin kohdistuvia, tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Yksilöinti- ja yhteystiedot: nimi, työpaikan yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), titteli, rooli ja vastuualue organisaatiossa

Työnantajayritystä koskevat tiedot: yrityksen nimi, toimiala, koko

Asiakkuutta ja yhteydenpitoa koskevat tiedot: tarjous-, sopimus- ja toimeksiantotiedot, yhteydenotot, tapaamiset, palautteet ja asiakaspalvelutapahtumien tiedot

Markkinointiin liittyvät tiedot: kiinnostuksen kohteet, uutiskirjetilaukset, suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset, viestien avaus- ja klikkaustiedot

Verkkosivuston kävijätiedot: IP-osoite, käyntiajankohta, katsellut sivut, viittaava osoite sekä IP-osoitteen perusteella selvitetty tieto organisaatiosta tai verkko-operaattorista, jolle osoite on rekisteröity

Edellä mainittujen tietojen muutostiedot

Emme käsittele tässä rekisterissä tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä.

6. Tietolähteet

Henkilötietoja saadaan seuraavista lähteistä:

Rekisteröidyltä itseltään: yhteydenotot, tapaamiset, verkkosivustomme lomakkeet, uutiskirjetilaukset ja muut markkinointitoimenpiteet

Asiakasyrityksen muilta yhteyshenkilöiltä osana asiakassuhteen hoitoa

Samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä

Julkisista ja kaupallisista lähteistä: kaupparekisteri ja muut julkiset rekisterit, yritysten verkkosivut sekä yritys- ja päättäjätietopalvelut. Käytämme asiakkuudenhallintajärjestelmässämme tietojen rikastuspalvelua, joka täydentää yhteyshenkilöiden työrooliin liittyviä tietoja (esim. titteli, yhteystiedot, yritystiedot) järjestelmätoimittajan ylläpitämästä kaupallisesta tietokannasta.

Verkkosivuston kävijöistä sivuston lokitiedoista

Kun henkilötietoja on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, tämä seloste toimii samalla tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaisena informointina.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Konserniyhtiöt: tietoja voidaan käsitellä Ziirton kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä (mm. 2mm Performance Oy, JustLogi Oy)) sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin ja palveluiden tuottamiseksi (oikeutettu etu, johdanto-osan kappale 48).

Henkilötietojen käsittelijät: käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisin sopimuksin. Käsittelijäryhmiä ovat asiakkuudenhallinta- ja markkinointijärjestelmän toimittaja, toiminnanohjaus- ja laskutusjärjestelmän toimittaja, sähköisen allekirjoituspalvelun tuottaja sekä IT- ja viestintäpalveluiden toimittajat. Käsittelijöillä ei ole oikeutta käsitellä tietoja omaan lukuunsa. Tieto kulloinkin käytettävistä käsittelijöistä on saatavilla kohdan 2 yhteyshenkilöltä.

Viranomaiset ja muut kolmannet: tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Mahdollisten yritysjärjestelyjen yhteydessä tietoja voidaan siirtää järjestelyn osapuolille lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Verkkosivuston kävijätietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille; IP-osoitteiden verkkotietojen selvitys tehdään paikallisesti EU:n alueella sijaitsevassa palvelinympäristössämme, eikä kävijätietoja siirretä EU:n ulkopuolelle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään ensisijaisesti EU:n/ETA:n alueella. Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella (mm. Yhdysvalloissa). Tällöin siirto perustuu Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävyydestä (esim. EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Data Privacy Framework) tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (2021/914) täydentävine suojatoimineen. Lisätietoja siirtoperusteista saa kohdan 2 yhteyshenkilöltä.

9. Säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin, seuraavien kriteerien mukaisesti: Tietoryhmä / tilanne	Säilytysaika
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot	Asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen enintään 10 vuotta mahdollisten oikeudellisten vaatimusten esittämistä tai niihin vastaamista varten (velan vanhentumisesta annettu laki).
Kirjanpitoaineistoon sisältyvät tiedot (mm. laskutustiedot)	Kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta sen tilikauden päättymisvuoden lopusta, jota aineisto koskee (kirjanpitokirjat 10 vuotta).
Potentiaalisten asiakkaiden (prospektien) yhteyshenkilötiedot	Enintään 36 kuukautta viimeisimmästä aktiivisesta vuorovaikutuksesta rekisteröidyn kanssa. Tiedot, joihin ei liity vuorovaikutusta, poistetaan säännöllisissä katselmoinneissa.
Suostumukseen perustuvat tiedot (esim. uutiskirjetilaus)	Kunnes suostumus peruutetaan tai tilaus päätetään.
Suoramarkkinointikiellot	Kieltotieto (nimi ja yhteystieto estolistalla) säilytetään toistaiseksi kiellon noudattamisen varmistamiseksi.
Verkkosivuston kävijätiedot	Enintään 60 päivää keräämisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan luotettavasti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet. Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.): vahvistus käsittelystä ja jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.): virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisu tai täydentäminen.

Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.): mm. kun tiedot eivät enää ole tarpeen, suostumus peruutetaan eikä muuta perustetta ole, tai käsittelyä vastustetaan perustellusti. Oikeutta rajoittavat lakisääteiset säilytysvelvoitteet (esim. kirjanpitolaki).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.): esim. tietojen paikkansapitävyyden selvittämisen ajaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.): koskee rekisteröidyn itse toimittamia tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella automaattisesti.

Oikeus vastustaa käsittelyä (21 art.): henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Oikeus peruuttaa suostumus (7 art.): milloin tahansa, vaikuttamatta ennen peruutusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 art.): Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

11. Tietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan Ziirton tietoturvapolitiikan mukaisesti asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein: käyttöoikeuksien hallinta, vahva tunnistautuminen, salaus, palomuurit sekä pääsyn rajaaminen henkilöihin, joiden työtehtävät käsittelyä edellyttävät. Henkilöstö koulutetaan tietoturvalliseen ja tietosuojalainsäädännön mukaiseen käsittelyyn vuosittain. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Palveluntarjoajilta edellytetään sopimuksin vastaavaa tietoturvan tasoa.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta toimintamme kehittyessä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme. Ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa ziirto.fi/tietoturva.