Case-tarina: Takkuavaa työtä ja keskinäistä eripuraa

Asiakkaallamme oli noin kaksikymmentä enemmän tai vähemmän takkuavaa prosessia ja tiimihenkeä kuvattiin huonoksi. Prosessin alussa tiesimme suurin piirtein mitä tulemme tekemään, mutta emme sitä, kuinka kauan prosesseihin menee aikaa tai miten paljon resursseja tulisimme tarvitsemaan.

---

Totesimme, että työntutkimus olisi sopivin työkalu tämän kaltaiseen analytiikkaan. Halusimme myös selvittää, onko jokin prosessin osa sellainen, jossa hukataan materiaaleja tai energiaa.

---

Pintaa syvempi työtutkimus

Aloitimme työntutkimuksen tuotteiden vastaanottoprosessista, sillä se oli varastoprosessin ensimmäinen osa, kuten tavallista. Vastaanotto onkin prosessi, joka on syytä tutkia korostetun huolellisesti – vastaanoton onnistuminen (tai epäonnistuminen!) vaikuttaa jokaiseen sitä seuraavaan vaiheeseen.

Tämän prosessin tutkimukseen ja analysointiin kului aikaa pari viikkoa, sillä vaikka prosessi sinänsä oli helppo, sen sisällä oli monia työvaiheita. Tutkimusmenetelmänä käytettiin MOST liikesarja-analyysia ja havainnointitutkimusmenetelmää, eli tutkimme jokaisen yksittäisen työsuorittamiseen kuuluvan tai liittyvän liikesarjan ja havainnoimme kuinka paljon häiriöitä, keskeytyksiä ja odotusta keskimääräisen työpäivän aikana on.

Seuraavaksi tutkittiin varastosiirto- ja hyllytysprosessit sekä keräily-, pakkaus ja lähetysprosessit. Tutkimuksen aikana selvitettiin näille prosesseille tyypilliset työajat, ergonomiahaasteet ja prosessien pullonkaulat.

Tutkimuksessa selvisi, että tuotteiden varastointi ei ollut optimaalinen (tuotetun ABC-analyysin tuloksista päätellen). Huomattiin myös, että työpisteiden sijoittelu ja ergonomia heikensivät tuottavuutta ja turvallisuutta.

---

Varastointia tehostamalla voitaisiin saavuttaa korkeampi kuljetusautojen täyttöaste ja siten alentaa koko toiminnon hiilijalanjälkeä.

---

Kuka korjaa virheet?

Työntutkimuksen jälkeen alkoi prosessi- ja menetelmäkehitysprojekti, jonka aikana korjattiin havaitut ongelmakohdat ja luotiin muun muassa uusi varaston pohjapiirros, eli layout. Uusi sijoittelu tehosti toimintaa ja oli työntekijöille vähemmän kuormittava.

Vaikka löydökset ovat yleensä myös työntekijöiden kannalta positiivisia, työntutkimus saattaa aiheuttaa ihmisissä epävarmuutta ja jopa pelkoa. Tavat ja työ puretaan osiin ja avataan heille vieraan ihmisen toimesta. Siksi avoimuus siitä mitä tehdään, miten tehdään ja miksi tehdään, on projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä.

Molemminpuolinen luottamus sitouttaa työntekijät mukaan projektiin jolloin päästään käsiksi työhön liittyvään (usein varsin kattavaan) hiljaiseen tietoon. Niinpä työntekijät ja heidän työnjohtajansa otettiin tässäkin tapauksessa mukaan projektiin. Alun pienen epäröinnin jälkeen he olivat erittäin suurella innolla mukana projektissa.

Kaiken kaikkiaan projekti oli onnistunut ja sillä saavutettiin monia hyötyjä sekä yrityksen, että sen työntekijöiden näkökulmasta.

---

Kannattavuus kasvoi 12 %, sairauslomat vähenivät ergonomian kohentumisen ja työn kuormittavuuden vähenemisen myötä, ja rekkojen täyttöaste kasvoi.

---

Yksinkertaisuudessaan siis keskityttiin tekemään oikeita asioita, oikeaan aikaan ja oikealla määrällä resursseja.

Työtutkimuksella tehoa logistiikkaprosessiin

Ekologisuus ja tuottavuus ovat edustaneet vastakkaisia äärilaitoja liian pitkään. Todellisuudessa tulevaisuuden ratkaisujen tulee huolehtia ympäristöstä ja toiminnan jatkuvuudesta tuloksenteon kautta. Tavaroiden liikuttaminen vaatii jatkossakin materiaaleja ja kuljetuksia samalla, kun kiire päästöjen vähentämiseksi kasvaa. Tehokkuuden ja ympäristöystävällisyyden lisäys logistiikkaan ei kuitenkaan aina vaadi lisäpanostuksia tai investointeja.

---

Logistiikka on edelleen pullollaan jopa turhia tai tehottomia työvaiheita ja -tapoja.

---

Tavoitteenamme ei ole tuhlata tai viherpestä, vaan tehdä fiksummin. Parhaat ratkaisut ovat tehokkaita samalla, kun ne minimoivat kuormituksen ympäristön ja resurssien näkökulmasta.

Hukka prosesseissa ja matti kukkarossa

Ihmisten havaintokyky on rajallinen, eikä arjessa aina ehditä keskittyä toiminnan kehittämiseen. Ziirron ammattitaitoa onkin kaivaa kunkin asiakkaan prosessesseista mahdollisuudet tehostamiseen ja kuormituksen vähentämiseen tieteellisten menetelmien avulla.

Tutkimme työvaiheet ja menetelmät tarkasti havainnoimalla, dokumentoimalla ja haastattelemalla työntekijöitä. Näiden pohjalta tuotamme suosituksia koskien mm.

• Materiaalikäyttöä ja kierrätystä
• Toiminnan tehokkuutta ja parhaita työtapoja
• Tehokkaita ja vihreitä laiteratkaisuja

Tuotamme tarvittaessa suosituksia myös robotiikasta, automaatiosta ja teknisistä työvälineistä. Ehdotuksissamme on aina huomioitu ratkaisun kokonaisvaikutus tuottavuuden ja ekologisuuden näkökulmasta. Haluamme olla mukana rakentamassa tulevaisuuden logistiikkaa, joka tasapainottaa ihmisten ja ympäristön tarpeet sekä kannattavuuden ja kestävän kasvun.

Asiakkaamme odottavat meiltä konkreettisia tekoja − uskallatko uudistua?

Mitä työntutkimus on?

Työn sujuvuutta ja työnteon tehokkuutta hahmotetaan edelleen pitkälti nopeuden kautta. Ei ole siis mikään ihme, että työntutkimus sanana tuo mieleen sekuntikellon kanssa päivystävän konsultin. Vaikka aika on edelleen tärkeä sujuvuuden mitta, työntutkimus pureutuu pintaa syvemmälle. Se on kokonaisvaltaista työolojen, työtapojen ja prosessien kehittämistä työntekijän työhyvinvoinnin ja työpaikan tuottavuuden parhaaksi.

Työtutkimuksen välineet

Välineenä voi olla niin kameroita, mittoja, simulaatioita, kuin haastattelujakin. Ihmisen toiminnan tutkiminen ja toimintatapojen ymmärtäminen on hienovaraista ja tarkkaa tutkimusta. Vastaus kysymykseen “Kuinka sujuva työvaihe on?” vaatii vastauksen myös mm. siihen, mitä vaihtoehtoja on, miksi nykyiseen malliin on päädytty ja toimivatko kaikki työntekijät tässä kohdin samalla tavalla. Työntutkimuksessa käytettävä menetelmä ja riittävä tarkkuustaso on arvioitava jokaista käyttötarkoitusta varten erikseen.

Kyllä minä työni osaan tehdä.

Taitava ammattilainen on aina oman työnsä asiantuntija, mutta olemme taipuvaisia uskomaan, että tiedostamme hyvin, mitä teemme ja miksi. Näin ei kuitenkaan aina ole – asioita tehdään mitä erikummallisimmin tavoin perustuen polkuriippuvuuteen, kiireestä johtuvan suunnitteluajan vähäisyyteen ja joskus jopa pelkoon siitä, että uutta ideaa ei hyväksytä.

Ulkoisten ärsykkeiden vaikutus työtehoon

Sokea piste oman työntehossa ei ole ihan pieni: jokainen työpäivämme sisältää tutkimusten mukaan noin 25 % suunnittelemattomia häiriöitä. Neljäsosa työpäivästä on siis reagointia ulkoisiin ärsykkeisiin suunnitellun sijaan.

Työntutkimus on systemaattinen kehittämismenetelmä, eli työkalu, jonka avulla työtehtävien ja -prosessien laatua, tehokkuutta ja kuormittavuutta tarkastellaan ja analysoidaan. Pienentämällä kuormittavuutta, esimerkiksi huonoa ergonomiaa tai väärää resursointia, saadaan lopputuloksena työhyvinvointia ja pienentyneitä kustannuksia. Maalaisjärjellä ajateltuna kerralla huolellisesti tehty vie luultavasti vähemmän aikaa, kuin asioiden korjaaminen ja uudet suoritteet, mutta tämä lainalaisuus ei tahdo pysyä mielissämme.

Kiireessä tehdään herkästi myös virheitä, joista seuraa hukkaa materiaaleissa, resursseissa tai vaikkapa energian käytössä.

Tehokas ja virtaviivainen prosessi on täten myös ympäristön kannalta paras mahdollinen ratkaisu työvaiheeseen.

Työntutkimuksen tarkoituksena on parantaa yritysten tuottavuutta sekä toiminnan tehokkuutta ja ekologusuutta ja sitä kautta kannattavuutta, kilpailukykyä ja työsuhteiden jatkuvuutta. Samalla tavoitteena on työympäristön, työolojen, työhyvinvoinnin ja työn sisällön kehittäminen.

Kehittämistoiminnan yhteydessä tulee toimia mielekkään, vaihtelevan ja kehittävän työn sisällön sekä tuottavuuden parantamiseksi. Näin luodaan työntekijälle mahdollisuus kehittyä työssään ja lisätä valmiuksiaan uusiin työtehtäviin.