Monelle yritykselle logistiikka on pakollinen paha, joka mahdollistaa ydinliiketoiminnan tekemisen. Logistiikka on kuitenkin erittäin tärkeä osa kokonaisprosessia, jotta myynti pystyy tekemään oman työnsä ensiluokkaisesti tai tuotannolla olisi merkitystä.

Logistiikan prosesseja ja menetelmiä voidaan kehittää yksinkertaisin keinoin. Aina ei vaadita uutta järjestelmää tai automaatiota. Etenkin, jos logistiikassa läpivirtaavat määrät ovat suuret, saadaan pienilläkin kehityskohteilla aikaan suuri vaikutus. Logistiikka liittyy myös hyvin läheisesti tuotantoon. Raaka-aineiden materiaalivirrat ovat keskeisessä roolissa onnistuneen ja tehokkaan tuotannon toteutumiseksi. Niin ikään valmiiden tuotteiden siirtyminen tuotannosta varastoon tai lähettämöön.

Meidän tekemissä kehitysprojekteissa toistuu muutamia yhtäläisyyksiä. Yksi näistä on moniasiakaskeräily. Monessa varastossa kerätään asiakaskohtaisesti, kun mielekkyyttä ja tehoa prosessiin saataisiin toteuttamalla moniasiakaskeräily. Näin toimimalla säästetään ajassa ja matkassa.

Toinen asia, joka toistuu, on työpisteiden ergonomia ja pakkaustarvikkeiden sijoittelu. Pienellä kehittämisellä pystytään luomaan mielekkäämpi työympäristö ja parantamaan läpimenoa.

Kaiken kehittämisen pohja on kuitenkin tieto nykytilasta, prosesseista ja prosessien työajoista. Kun nämä ovat tiedossa kaivetaan esiin mahdolliset pullonkaulat, kehitetään niitä ja saadaan hyödyt konkretisoitua

Ziirto as a Service.

Liian usein me Ziirtolaiset kuulemme asiakkaalta, etteivät asiakkaan omat resurssit ole riittävät prosessien ja menetelmien kehittämiseen tai uuden suunnitteluun. Tämä on innoittanut meitä kehittämään matalan kynnyksen palvelun, jolla tarjoamme oman ammattitaitomme asiakkaan käyttöön kiinteällä kuukausihinnalla. Kuukaudesta vaikkapa aina vuoteen asti.

Ziirto as a Service on niin kutsuttu interim palvelu, jossa sinä asiakkaana voit vuokrata ulkopuolisen kehitysresurssin projektin omaisesti auttamaan esimerkiksi uuden logistiikan tai tuotannon suunnittelussa, laskennassa, prosessien tai menetelmien kehittämisessä tai johtamaan koko muuttoprosessia A:sta Ö:hön.

Ziirron kehitysinsinööri integroituu osaksi asiakkaan organisaatiota ja koneistoa ja mahdollistaa näin haastavien tilanteiden yli menon ja asiakas pystyy keskittymään omaan liiketoimintaansa ja sen päivittäiseen pyörittämiseen ja kehittämiseen.

Asiakkaan prosessien ja asiakkaan työntekijöiden tuntemus on onnistuneen ZaaS projektin perusta – kaiken a ja o. Ziirron inssi integroituu osaksi asiakkaan koneistoa ja osallistuu päivittäiseen tekemiseen. Kun projektin tavoitteet on saavutettu, palvelu päättyy sopimuksen mukaisesti eikä asiakkaan tarvitse miettiä turhia sitoutumisia kuten työsuhteessa.

Kehitysinsinööri keskittyy vain ja ainoastaan sovittujen tavoitteiden ja tuloksien aikaansaamiseen. ZaaS inssi ei suorita projektia oman työnsä ohessa, vaan hänen työpanoksensa on asiakkaan käytössä koko projektin ajan 100 %. Oikeastaan projektin vastuuhenkilö tuo yrityksen käyttöön koko Ziirron kehitysosaamisen. ZaaS inssillä on käytettävissä kaikkien Ziirto kollegoiden ammattitaito ja osaaminen.

Ziirron ensimmäinen ZaaS yhteistyö on käynnissä asiakkaallamme. Toimimme heidän tukenansa muutossa uusiin toimitiloihin. Yhteistyömme alkoi logistiikan nykytilan analysoinnilla ja uuden toimitilan logistiikkakeskuksen layoutin ja sen prosessien suunnittelulla.  Vastaamme käynnissä olevassa ZaaS projektissa muun muassa koneiden, kaluston ja automaation määrittelystä, kilpailutusprosessista, investointien takaisinmaksulaskelmista ja riskianalyysista. Me vapautamme asiakkaan resurssit siis oman liiketoiminnan kehitykseen ja pyörittämiseen.

Toteutamme projektin itsenäisesti, pitäen kuitenkin asiakkaan kartalla jatkuvasti missä mennään. Koordinoimme viikkopalaverit, päivittäisiä yhteistyöpalavereja, teimme yhteisen työtilan ja projektisuunnitelman, jotta projektin läpinäkyvyys on taattu.

Monesti potentiaalisen asiakkaan kanssa keskustellessa törmää seuraavaan ajatusmaailmaan.

Asiakas toteaa, ettei juuri meidän yrityksemme ei tarvitse asiantuntija-apua logistiikka-asioissa, koska meidän yrityksemme ei ole logistiikkayritys.

Useasti ajatellaan, ettei juuri meillä tehdä logistiikkaa, koska meillä ei ole trukkeja tai omaa kuljetusautoa. Tai koska meillä ei ole erillistä varastonhallintajärjestelmää. Tai logistiikkapäällikköä. Käytännössä kuitenkin lähes kaikilla yrityksillä on tavaraa varastossa ja joku sitä siellä siirtelee. Ja tavaran liikuttelun taustalla on jonkinlainen suunnitelma, usein liikevaihdon edistämiseen liittyvä.

Emeritusprofessori Simo Hokkanen on joskus sanonut minulle, että logistiikka on materiaalivirtojen, tietovirtojen ja rahavirtojen optimointia. Materiaalivirrat pyritään pitämään sopivan ohuina, tietovirrat riittävän relevantteina ja rahavirrat oikean suuntaisina. Tämän määritelmän mukaan melkein kaikessa liiketoiminnassa logistiikka on tavalla tai toisella mukana. Tai ainakin kuuluisi olla.

Logistiikkaa on tavaroiden liikuttaminen (kuljetukset) tai tavaroiden pitäminen paikallaan (varastointi). Logistiikkaa on tiedon kerääminen (mittaaminen) tai tiedon säilyttäminen ja välittäminen (raportointi). Logistiikkaa on kustannusten ymmärtäminen ja kustannusten hallinnointi, on kyse sitten kuljetussopimuksen kilpailuttamisesta tai pahvilaatikoiden ostamisesta.

Tavaravirrat ovat periaatteessa yksinkertaisia. Rekkakuski tuo pahvilaatikon ja varastossa se laitetaan hyllyyn odottamaan käyttöä. Mutta tarvitaanko juuri tätä laatikkoa nyt? Olisiko näiden tavaroiden hankkimiseen käytetty raha ollut hyödyllisempää käyttää johonkin muuhun? Olisiko tämän laatikon varastoimiseen käytetty tila voitu hyödyntää jollain muulla tavalla?

Informaatiovirrat ovat periaatteessa yksinkertaisia. Järjestelmään kertyvät kuittaukset muodostuvat raporteiksi, joita katsellaan viikkopalavereissa. Mutta kertovatko juuri nämä raportit oikeita asioita toiminnan tehokkuudesta tai kannattavuudesta? Pitäisikö raporttiin lisätä enemmän tietoa jostain toisesta lähteestä, että saataisiin näkyvyyttä asiaan, jota ei aikaisemmin ole pystytty mittaamaan?

Rahavirrat ovat periaatteessa yksinkertaisia. Yritykselle muodostuu kustannuksia liiketoiminnan pyörittämisestä ja nämä kustannukset pyritään kattamaan asiakkailta saatavilla maksuilla. Mutta ovatko kaikki kustannukset välttämättömiä ja ovatko välttämättömät kustannukset oikean suuruisia?

Kysymyksiä on paljon. Yksittäisiä vastauksia tärkeämpää on, että joku pysähtyy esittämään oikeat kysymykset. Ja pitää myös muistaa, että yhdessä tilanteessa oikea vastaus voi toisessa tilanteessa olla väärä.

Yhteenvetona voin todeta, että logistiikka koskettaa tavalla tai toisella lähes jokaista yritystä. Oman kokemukseni mukaan yrityksen koolla ei ole vaikutusta siihen kannattaako asioita kehittää tai optimoida. Tärkeää on kuitenkin ymmärtää nykytila, johon kehittämistä peilataan. Pienillä konkreettisilla kehitysideoilla voi olla vuositasolla suuri merkitys prosessien tehokkuuteen tai työssä jaksamiseen. Vähemmän on enemmän. Myös logistiikassa.

Avataan hieman pelottavan kokoista sanaa ”automaatio”. Automaatio käsitteenä pitää sisällään niin varastoinnin, kuin tuotannonkin logistiset prosessit. Kaikkea voidaan nykypäivänä logistiikan maailmassa automatisoida, fyysisistä toimenpiteistä aina järjestelmien sisällä tapahtuviin prosesseihin.

Minkälaisia hyötyjä automatisoinnilla sitten voidaan nykypäivänä tuottaa logistiikassa? Tämä on erittäin hyvä kysymys ja kysymys, joka monesti asiakastilaisuuksissa esille nouseekin.

Yksinkertaisimmillaan automaation avulla halutaan antaa mahdollisuus tehostaa varastojen toimintoja. Tämä voi pitää sisällään esimerkiksi materiaalivirtojen automatisointia, raportoinnin automatisointia tai järjestelmien välistä automatisointia.

Minkälaisia ratkaisuja automaatioon sitten nykypäivänä on? Erilaisia varastoautomaatteja on kattavasti esimerkiksi vaakakaruselli- ja hissiperiaatteiset automaatit. Modulaariset hyllytysrakenteet taas mahdollistavat erilaisten shuttle ja robotointikeräysten käytön. Varastojen fyysinen liikenne voidaan toteuttaa erilaisilla kuljetushihnoilla sekä linjastoilla, konenäöllä varustetuilla roboteilla, aina autonomisiin ja kollaboratiivisiin mobiilirobotteihin asti. Tietoliikenteessä sekä raportoinnissa voidaan nykypäivänä hyödyntää koneoppivia ohjelmistorobotiikkoja. Ratkaisuja löytyy kyllä yhtä paljon kuin löytyy kysymyksiäkin.

Minkälaisia hyötyä sitten automatisoinnilla ja robotiikalla voi olla?

Hyödyn laskenta lähtee aina hyvästä ja syväluotaavasta analyysista. Mitä tahdotaan, miksi tahdotaan ja minkä takia asia olisi ajankohtainen.  Automatisaation määrän, laadun ja tyypin valinta sekä harkinta riippuu ennen kaikkea yrityksen strategiasta, mutta myös käytettävät resurssit, tuotannon sekä varastoinnin volyymit ja joustavuus tarpeet vaikuttavat harkittaviin teknisiin ratkaisuihin.

Varaston käyttöasteen sekä tuottavuuden parantuminen, laadun takaaminen ja prosessien läpivientien nopeutuminen luetaan useimmiten hyödyiksi, joita automatisaatiolla on tarkoitus tuottaa. Myöskin nopea ja tarkka materiaalivirran hallinta antaa mahdollisuudet ylläpitää pienempiä varastoja, joilla saadaan yrityksen pääoman osuutta pienennettyä. Ergonomisten ja työprosesseja helpottavien ratkaisujen mukana saadaan usein myös henkilöstön hyvinvoinnin ja työssä viihtyvyyden parannukset.

Meillä Ziirtolaisilla on kattava kokemus yritysten varastoautomatisoinnin kartoituksista. Lähtien aina asiakkaan tahtotilasta, kattavan nykytila-analyysin teon kautta suoriin sekä selkeisiin ehdotuksiin automatisoinnista ja automatisaatiosta saatavaan mahdolliseen hyötyyn takaisinmaksulaskelman muodossa.

Kun puhutaan kehittämisestä, monesti mietitään pitkää takaisinmaksuaikaa. Kehittämisen ei kuitenkaan tarvitse olla pitkässä puussa. Se voi olla myös käytännönläheistä ja konkreettista, kuten meidän Ziirron logistiikan ja tuotannon ympäristössä tapahtuvat kehitysprojektimme ovat.

Me tutkimme ja kehitämme niin, että lyhimmillään projektin takaisinmaksuaika on vain muutaman viikon. Kyllä, näin se voi olla. Ulkopuolinen kehitysinssi näkee asioita tuorein silmin. Tämä yhdistettynä kokemukseen erilaisista tuotanto- ja logistiikka prosesseista mahdollistaa lyhyen aikavälin kehittämisen.

Mitä se sitten tarkoittaa? No, esimerkiksi työpisteen uudelleen järjestämistä, työpisteen korkeuden säätämistä, ajanmukaisen ABC-analyysin hyödyntämistä, keruureitin optimointia, vuorovaikutuksen lisäämistä, järjestelmien kehittämistä tukemaan optimaalista työtapaa ja paljon muuta.

Kehitysehdotuksemme perustuvat aina tutkittuun faktaan

Me pilkomme tekemisen tehtäväanalytiikan avulla jopa 0,1 sekunnin mittaisiin liikesarjoihin ja muodostamme saadun tiedon avulla parhaan mahdollisen tavan tehdä asioita. Ergonomia paranee, työtyytyväisyys kasvaa ja saadaan enemmän aikaan samoilla resursseilla. Annetaan paremmat eväät kasvulle. Kun samaa työtehtävää toistetaan useita kymmeniä tai satoja kertoja päivässä on 0,1 sekunnilla merkitystä.

Otamme myös kantaa pidemmän aikavälin investointia vaativiin kehityskohteisiin. Näitä ovat tyypillisesti uuden järjestelmän hankkiminen, tilojen laajentaminen, tuotannon tai logistiikan layoutin uudelleen suunnittelu tai automaatioon investointi.

Me olemme logistiikan ammattilaisia. Emme mitään konsultteja.

Warehouse management system eli varastonhallintajärjestelmä, niin kuin kaikki muutkin tietojärjestelmät, pitää määritellä tarkkaan ennen hankintapäätöksen tekemistä. Koska monissa tarjolla olevissa järjestelmissä on paljon samoja ominaisuuksia, pitää omien prosessien tuntemus olla niin hyvällä tasolla, että osataan valita omaan toimintaan parhaiten sopiva järjestelmä.

Vaikka WMS-myyjä kertookin, että heidän tarjoamassaan järjestelmästään löytyy tuki äänikeruulle ja itseoptimoituva keruureitti ja mahdollisuus eränumeroseurantaan, niin jokainen hyvältä kuulostava ominaisuus pitäisi johtaa nyökyttelyn sijaan syventävään jatkokysymykseen.

Toimiiko äänikeruu vain tietyllä raudalla vai onnistuuko sen ohjaaminen olemassa olevalla laitteistolla? Miten keruureitti osaa optimoida itse itseään, jos varastoja on useammassa eri rakennuksessa? Toimiiko eränumeroseuranta samaan aikaan komponenttitasolla ja valmistuotetasolla?

Kaikella kunnioituksella WMS-myyjiä kohtaan. Teillä on hienot tuotteet, joiden hienouksien ymmärtäminen vaatii paljon vihkiytymistä. Ja samaan aikaan teillä on vaativat asiakkaat, jotka eivät aina oikein osaa kommunikoida omia tarpeitaan ymmärrettävästi.

Perusteellisesti tehty WMS määritystyö pitää aloittaa jo ennen ensimmäistä yhteydenottoa myyjään. Selvitetään mitä prosesseja WMS:n halutaan hallinnoivan. Yleensä näihin kuuluu ainakin saapuvan tavaran vastaanotto, hyllytys, keräily, lähtevän tavaran toimitus ja jonkinlainen inventointiratkaisu. Käydään osastokohtaisesti läpi, millainen toimintatapa tällä hetkellä on käytössä ja piirretään prosessikaavioita käytännön ja järjestelmän näkökulmasta. Selvitetään mihin muihin järjestelmiin WMS pitää linkittää. Tuleeko ostotilaukset ja tuotetiedot erillisestä järjestelmästä? Halutaanko raportointi tehdä ERP:n tai vaikkapa PowerBI:n kautta?

Kun omat prosessit on saatu kattavasti kartoitettua, ja luotetaan että käytännön toiminta noudattaa prosessikuvauksia, voidaan varovasti lähestyä WMS-toimittajia. Toimittajan pitää pystyä osoittamaan millä tavalla heidän järjestelmänsä selviytyy kuvatuista prosesseista. Usein vastauksena voi olla järjestelmän räätälöinti, tai ehdotus muuttaa olemassa olevaa prosessia.

Tämä ei automaattisesti ole huono vastaus. Vaikka samat prosessit sinänsä toistuvatkin eri yrityksissä, löytyy jokaisesta liiketoiminnasta omat erikoisuutensa, jotka aiheuttavat järjestelmätoimittajalle päänvaivaa. Tärkeintä on, että WMS-toimittaja pystyy uskottavasti osoittamaan, että heidän järjestelmänsä taipuu tukemaan varaston prosesseja.

Kun WMS-toimittaja (tai useampi) on valittu, on aika esitellä järjestelmää loppukäyttäjille. Tämänkin voi tehdä useammalla eri tavalla. Järjestelmä voidaan esitellä kaikille loppukäyttäjille, tai pelkästään pääkäyttäjälle, mutta yleensä jotain siltä väliltä. Hyväksi havaittu ratkaisu on koota loppukäyttäjistä työryhmä, joka osallistuu käyttöönottoprojektiin laajemmin. Tämä porukka toimii myös hyvänä tukena loppukäyttäjien koulutuksessa ja muutosvastarinnan voittamisessa.

Testaaminen on hyvä tapa varmistua järjestelmän toimivuudesta. Järjestelmätoimittaja pystyy usein rakentamaan testiympäristön, jossa oikealla tilausdatalla voidaan kokeilla kaikkien prosessien toimivuus. Testiympäristö on usein arvokas työkalu vielä järjestelmän käyttöönoton jälkeenkin. Siellä voi tutkia erilaisten ongelmatilanteiden syitä tai kokeilla uusien ominaisuuksien toimivuutta.

Sitten kun WMS on joskus saatu asennettua ja käyttöön, pitää vielä huolehtia järjestelmäkehityksestä. Vaikka määritysvaiheeseen käytettäisiin kuinka paljon aikaa, jotain voi aina jäädä huomioimatta, tai prosesseissa on voinut tulla muutoksia. Kiinteät suhteet järjestelmätoimittajaan helpottavat ongelmatilanteiden korjaamista ja kehitysehdotusten eteenpäin viemistä. Yhteisestä kielestä ja aikavyöhykkeestä on apua, mikäli järjestelmätoimittajan edustajan halutaan saapuvan paikanpäälle. Käyttöönottovaiheeseen on hyvä varata useampi kuukausi aikaa sekä tilaajan, että toimittajan puolelta.

Sivuhuomio: WMS-määrittelyyn käytetty ulkopuolisen yrityksen työ voidaan laskea investoinniksi ja vähentää poistoina järjestelmän suunnitellun budjetin mukaisesti.

Tiedetäänkö teillä mikä on logistiikkanne ja logististen prosessienne nykytila? Paljonko prosessien suorittamiseen tulisi varata resursseja ja aikaa? Entä tiedätkö, mitä eri vaiheissa tapahtuu? Mitkä ovat prosessien mahdolliset pullonkaulat? Voitaisiinko jotain tehdä toisin? Miten olisi Ziirron nykytila-analyysi?

On erittäin vaikea kuvitella miten kehittää prosesseja, ellei tunne syvällisesti prosessien nykytilaa.

Ziirron kehityshankkeet alkavat aina nykytilan analysoinnilla ja prosessien sisään pureutumisella. Selvitämme muun muassa mitkä ovat prosessien työajat, miten materiaalit virtaavat, analysoimme varastodatan ja kartoitamme koneet, laitteet ja kaluston.

Nykytila-analyysin tekeminen antaa yritykselle selkeän kuvan prosessien tämänhetkisestä tilasta ja auttaa löytämään mahdolliset haasteet ja pullonkaulat.

Analyysin perusteella saavutetaan tieto mitkä yrityksen osa-alueet pelaavat yhteen ja mitkä eivät. Huolellisesti tehty analysointi auttaa tunnistamaan yrityksen prosessien vahvuudet ja heikkoudet sekä tärkeimmät kehityskohteet kasvun tueksi.

Kehityskohteiden tavoitteiden asettaminen ja takaisinmaksun laskenta helpottuu, kun yrityksen prosessien nykytila on tiedossa. Esimerkiksi robotiikan ja automaation tuomien mahdollisuuksien kartoittaminen ja analyysin kautta saavutettavan tarkan tiedon perusteella investointien takaisinmaksu ei perustu fiilikseen tai arvaukseen – vaan pelkästään faktaan.

Hyvin yleisesti kuvitellaan, että asettamalla tavoitteet mille tahansa tekemiselle, varmistetaan maaliin pääsy. Näinhän se ei tosi elämässä mene. 

Meidän asiakkaamme kysyvät meiltä kuinka varmistamme onnistumisen tuotannon tai logistiikan kehitysprojektissa.

Sovitaan yhteisesti projektin kohde ja laajuus. ”Myydään” projekti henkilökunnalle ensin asiakkaan toimesta. Seuraavassa vaiheessa meidän kehitysinsinöörimme pitää kehitysprojektin kick off -tilaisuuden projektiin osallistuvalle henkilökunnalle. 

Kick off -tilaisuuden tärkein asia on saada henkilökunnan luottamus kehitysinsinöörin ja projektin osalta.

On sitten kyse Work Study 360® nykytila-analyysista tai Work Study 360® kehitysprojektista, me teemme sitä aina lattiatasolla yrityksen oman henkilökunnan kanssa. Kuuntelemme, kyselemme ja keskustelemme aktiivisesti ihmisten kanssa. 

Tuomme esiin projektin raportissa asioita joita kuulemme projektin aikana henkilökunnalta. Nämä ovat usein asioita, joita välijohto ei ole laittanut kuntoon vaan viitannut kintaalla. Näin toimimalla henkilökunnan mielenkiinto aloitteiden tekemiseen vähenee. 

Kun kehitysprojekti valmistuu on tärkeää, että löydetyt kehityskohteen, työajat sekä muut projektissa esiin tulleet asiat raportoidaan myös henkilökunnalle. Ei vain johdolle. 

Logistiikan ja tuotannon kehittämisen tavoitteena on luoda mielekkäämpi työympäristö ja saada enemmän aikaan samoilla resurseilla.