Mitä tapahtuu, kun varaston tärkein osaaminen on yhden ihmisen päässä?
Kun varaston tärkein osaaminen on vain yhden ihmisen päässä, toiminta on vahvaa niin kauan kuin hän on paikalla. Loman, sairastumisen tai lähdön kohdatessa riski realisoituu.
Ziirto · 6 min lukuaika
Tässä artikkelissa pääset lukemaan muunmuassa seuraavista:
✅ Miksi avainhenkilöriski uhkaa toimitusvarmuutta ✅ Miksi perehdytys ei ole pelkkä varastokierros ✅ Miten osaamismatriisi tekee osaamisen näkyväksi ✅ Miten hiljainen tieto saadaan yhteiseksi osaamiseksi
Monessa varastossa tai tuotannon logistiikassa on henkilö, jolta kaikki käyvät kysymässä neuvoa.
Hän tietää, missä erikoisemmat osat sijaitsevat, miten järjestelmän poikkeustilanteet ratkaistaan, mitä asiakkaan erityisohje tarkoittaa ja kenelle pitää soittaa, kun vastaanotossa oleva toimitus ei vastaa ennakkotietoja.
Osaava ja kokenut työntekijä on yritykselle suuri voimavara. Samalla toimintaan syntyy riski, jos tärkeä osaaminen on vain yhden tai muutaman ihmisen varassa.
Mitä tapahtuu, kun avainhenkilö on lomalla, sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa?
Perehdytys ei ole varastokierros
Perehdytys tarkoittaa helposti sitä, että uudelle työntekijälle näytetään tilat, esitellään työtoverit ja annetaan muutama työohje luettavaksi.
Tämän jälkeen oppiminen tapahtuu työn ohessa.
Käytännössä uusi työntekijä seuraa kokeneempaa kollegaa ja omaksuu hänen tapansa toimia. Jos työn tekemiseen ei ole yhteistä vakioitua menetelmää, jokainen perehdyttäjä voi opettaa saman tehtävän hieman eri tavalla.
Lopputuloksena työpaikalle syntyy useita rinnakkaisia toimintatapoja.
Hyvän perehdytyksen pitäisi vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:
Mitä tehtävässä tehdään ja miksi?
Missä järjestyksessä työvaiheet suoritetaan?
Miten työ kirjataan järjestelmään?
Mitkä ovat yleisimmät poikkeamatilanteet?
Milloin työntekijä voi ratkaista tilanteen itse?
Milloin tarvitaan esihenkilön tai muun asiantuntijan apua?
Mitä turvallisuusriskejä tehtävään liittyy?
Perehdytys ei ole yksittäinen tapahtuma. Se on prosessi, jonka lopuksi pitää myös varmistaa, että työntekijä osaa tehtävän.
Osaamismatriisi tekee tilanteen näkyväksi
Osaamismatriisi on yksinkertainen työkalu, jolla kuvataan, mitä tehtäviä toiminnassa on ja kuka osaa tehdä niitä.
Matriisissa voidaan seurata esimerkiksi vastaanoton, hyllytyksen, keräilyn, pakkaamisen, lähettämisen, inventoinnin ja järjestelmien käytön osaamista. Samalla voidaan tunnistaa tehtävät, joiden tekeminen on vain yhden henkilön varassa.
Osaamismatriisin tarkoitus ei ole arvostella työntekijöitä. Sen avulla selvitetään, onko organisaatiolla riittävä osaaminen toiminnan turvaamiseksi.
Osaaminen ei myöskään ole pysyvä tila. Harvoin tehtävä työ unohtuu, järjestelmät muuttuvat ja toimintatavat kehittyvät. Siksi osaamismatriisia pitää päivittää säännöllisesti.
Hiljainen tieto pitää saada yhteiseksi osaamiseksi
Kaikkea osaamista ei voida kirjoittaa työohjeeseen. Kokeneella työntekijällä on usein paljon hiljaista tietoa, joka on muodostunut vuosien aikana.
Tämä tieto kannattaa tunnistaa ennen kuin se katoaa organisaatiosta.
Käytännössä se voi tarkoittaa työvaiheiden havainnointia, poikkeustilanteiden dokumentointia ja kokeneiden työntekijöiden osallistamista perehdytysmateriaalien tekemiseen.
Tavoitteena ei ole tehdä jokaisesta työntekijästä samanlaista. Tavoitteena on varmistaa, että kriittiset tehtävät voidaan hoitaa turvallisesti ja laadukkaasti riippumatta siitä, kuka sattuu olemaan työvuorossa.
”Hiljainen tieto kannattaa tunnistaa ennen kuin se katoaa organisaatiosta.”
Osaaminen on osa toimitusvarmuutta
Logistiikan suorituskyky ei synny vain järjestelmistä, kalustosta ja layoutista. Se riippuu myös siitä, osaavatko ihmiset käyttää niitä oikein.
Puutteellinen perehdytys näkyy virheinä, kyselyinä, odottamisena ja työn uudelleen tekemisenä. Osaamisen henkilöityminen taas tekee toiminnasta haavoittuvaa.
Siksi perehdytys ja osaamismatriisi eivät ole vain henkilöstöhallinnon työkaluja. Ne ovat osa päivittäisjohtamista, toiminnan jatkuvuutta ja toimitusvarmuutta.
Paras hetki jakaa osaamista on ennen kuin sen puuttuminen pysäyttää työn.
Katsotaan yhdessä, mihin teidän prosessissanne aika oikeasti kuluu.
Tuotanto ei saisi odottaa materiaalia – miten täydennykset kannattaa järjestää?
Tuotannon työntekijän pitäisi valmistaa tuotetta, ei etsiä osia. Silti materiaalien etsimiseen ja odottamiseen kuluu päivittäin aikaa, joka ei tuo asiakkaalle lainkaan lisäarvoa.
Ziirto · 6 min lukuaika
Tässä artikkelissa pääset lukemaan muunmuassa seuraavista:
✅ Miksi materiaalin odottaminen on suoraa hukka-aikaa ✅ Kuka vastaa siitä, että materiaalia on saatavilla ✅ Miksi järjestelmän pitää tietää, missä materiaali on ✅ Miten oikea täydennysmenetelmä valitaan materiaalin mukaan
Tuotannon työntekijän tehtävänä pitäisi olla tuotteen valmistaminen, kokoonpano tai jalostaminen. Silti monessa yrityksessä merkittävä osa työpäivästä kuluu materiaalien etsimiseen, puuttuvien osien selvittämiseen ja varastossa käymiseen.
Työ voi näyttää kiireiseltä. Ihmiset liikkuvat, puhelimet soivat ja osia haetaan kiireellä eri puolilta tehdasta. Tuotannon näkökulmasta kyse on kuitenkin usein puhtaasta hukasta.
Jos asentaja joutuu keskeyttämään työnsä puuttuvan osan vuoksi, ongelma ei ole se, kuinka nopeasti hän löytää materiaalin. Olennaisempi kysymys on, miksi materiaalin puuttuminen huomattiin vasta silloin, kun sitä tarvittiin.
Hyvin toimivassa tuotannossa oikeat materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja oikeina määrinä. Tämän pitäisi perustua määriteltyyn toimintamalliin ja luotettavaan järjestelmäohjaukseen – ei työntekijöiden muistiin, kokemukseen tai jatkuvaan kiireellä reagoimiseen.
Materiaalin odottaminen on suoraa hukka-aikaa
Materiaalipuutteen vaikutus ei rajoitu siihen aikaan, joka osan etsimiseen käytetään.
Kun tarvittavaa materiaalia ei löydy, työ keskeytyy. Työntekijä voi joutua kysymään asiasta kollegalta, työnjohdolta tai logistiikalta. Varastosta tarkistetaan saldoja, kierretään mahdollisia säilytyspaikkoja ja selvitetään, onko osa saapunut, kerätty väärään paikkaan tai käytetty toiselle tilaukselle.
Joskus osa löytyy. Joskus ei.
Etsimisen lisäksi aikaa kuluu odottamiseen, työn uudelleen aloittamiseen ja tuotannon aikataulun järjestämiseen. Pahimmillaan yhden osan puuttuminen pysäyttää kokonaisen työvaiheen tai estää tuotteen valmistumisen.
Kaikki tämä on suoraa hukka-aikaa, joka ei lisää tuotteen arvoa asiakkaalle.
Ongelma ei aina näy tuotantomäärissä yksittäisenä suurena häiriönä. Usein kyse on pienistä, päivittäin toistuvista katkoksista. Viisi minuuttia tässä, kymmenen minuuttia tuolla. Kun samanlaiset tilanteet toistuvat useilla työntekijöillä ja useissa vuoroissa, vuositasolla puhutaan helposti huomattavasta työmäärästä.
Kuka vastaa siitä, että materiaalia on saatavilla?
Tuotannon materiaalitäydennyksissä vastuiden pitää olla selkeät.
Yllättävän usein toimintamalli perustuu siihen, että tuotannon työntekijä huomaa materiaalin loppuvan ja lähtee hakemaan sitä itse. Jos materiaalia ei löydy, hän pyytää apua logistiikalta tai työnjohdolta.
Tällöin täydennys käynnistyy vasta, kun puute on jo vaikuttanut tuotantoon.
Parempi toimintamalli on sellainen, jossa materiaalitarve tunnistetaan ennen puutteen syntymistä. Logistiikka vastaa materiaalin toimittamisesta sovittuun paikkaan ja tuotanto voi keskittyä omaan ydintehtäväänsä.
💡 Tämä ei tarkoita, että sama täydennysmalli sopisi kaikkiin materiaaleihin. Ratkaisu voi perustua esimerkiksi:
järjestelmästä muodostuvaan täydennystehtävään
tuotantosuunnitelman tai työmääräimen mukaiseen keräilyyn
vaihekohtaiseen settikeräilyyn
Kanban- tai kaksilaatikkojärjestelmään
ennalta määriteltyihin täydennyskierroksiin
tuotannon tekemään sähköiseen tilauspyyntöön.
Olennaista on, että toimintatapa on määritelty. Materiaalin saatavuus ei saa riippua siitä, kuka sattuu olemaan työvuorossa tai kuka muistaa tarkistaa tilanteen.
Järjestelmän pitää tietää, missä materiaali on
Materiaalitäydennysten toimivuus edellyttää luotettavaa tietoa.
Jos järjestelmä näyttää materiaalille saldoa, mutta kukaan ei tiedä, missä se fyysisesti sijaitsee, järjestelmän tieto ei palvele tuotantoa eikä logistiikkaa. Sama ongelma syntyy, jos materiaali löytyy hyllystä, mutta varastopaikkaa tai saldoa ei ole kirjattu järjestelmään oikein.
Materiaalin pitäisi olla sekä fyysisesti että järjestelmällisesti hallinnassa.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:
jokaisella materiaalilla on määritelty varastopaikka
varastopaikat on merkitty selkeästi
vastaanotot, siirrot ja kulutukset kirjataan
tuotantoon toimitetun materiaalin sijainti tunnetaan
saldoihin ja paikkatietoihin voidaan luottaa
epäselville ja tunnistamattomille materiaaleille on oma käsittelytapansa.
Järjestelmäohjauksen puuttuessa materiaalien hallinta siirtyy helposti ihmisten muistin varaan. Kokeneet työntekijät tietävät, missä tavaroita yleensä säilytetään, mitä vaihtoehtoista osaa voidaan käyttää ja keneltä asiaa kannattaa kysyä.
Toiminta voi näyttää sujuvan niin kauan kuin oikeat ihmiset ovat paikalla. Todellisuudessa prosessi on haavoittuva.
Hyvä järjestelmä ei ole vain saldoluettelo. Sen pitäisi ohjata materiaalin vastaanottoa, varastointia, keräilyä, siirtoja ja täydennyksiä niin, että käyttäjän ei tarvitse arvailla seuraavaa tehtävää tai materiaalin sijaintia.
”Toiminta näyttää sujuvan niin kauan kuin oikeat ihmiset ovat paikalla. Todellisuudessa prosessi on haavoittuva.”
Kaikkea ei kannata toimittaa samalla tavalla
Tuotannon materiaalien tarpeet voivat erota merkittävästi toisistaan.
Pienet, edulliset ja nopeasti kuluvat vakio-osat voidaan täydentää esimerkiksi kaksilaatikko- tai Kanban-menetelmällä. Suuret, kalliit tai tuotekohtaiset komponentit kannattaa toimittaa tuotantosuunnitelman tai työmääräimen perusteella.
Joissakin työvaiheissa paras ratkaisu voi olla tuotekohtainen setti, joka sisältää kaikki kokoonpanossa tarvittavat osat. Toisissa tehtävissä materiaalit kannattaa säilyttää kiinteillä paikoilla työpisteen läheisyydessä ja täydentää säännöllisillä kierroksilla.
Sama ratkaisu ei myöskään sovi nopeasti kiertävälle vakio-osalle ja harvoin käytettävälle erikoiskomponentille.
Materiaalitäydennyksiä suunniteltaessa pitää tuntea ainakin:
materiaalin kulutus
kulutuksen vaihtelu
materiaalin koko ja käsiteltävyys
toimitus- ja täydennysaika
materiaalipuutteen vaikutus tuotantoon
varastointiin käytettävissä oleva tila
tuotantosuunnitelman luotettavuus.
Hyvä toimintamalli ei tarkoita mahdollisimman suuren materiaalimäärän tuomista tuotantoon varmuuden vuoksi. Ylitäyttö vie tilaa, vaikeuttaa järjestyksen ylläpitoa ja lisää materiaalien sekoittumisen tai vaurioitumisen riskiä.
Tavoitteena on hallittu saatavuus, ei mahdollisimman suuri puskuri.
Tuotannon ja logistiikan pitää toimia samalla tiedolla
Materiaalitäydennys ei ole vain logistiikan sisäinen prosessi. Se yhdistää hankinnan, varaston, tuotannonsuunnittelun, tuotannon ja tietojärjestelmät.
Jos tuotantosuunnitelma muuttuu, tiedon pitää välittyä materiaalien keräilyyn ja toimitukseen. Jos osa puuttuu varastosta, tuotannon pitää saada tieto ennen työn aloittamista. Jos materiaalin kulutus poikkeaa suunnitellusta, poikkeama pitää tunnistaa ja käsitellä.
Ongelmia syntyy, kun eri toiminnot työskentelevät eri tiedoilla.
Tuotanto voi olettaa materiaalien olevan valmiina. Logistiikka ei ole saanut tietoa tarpeesta. Järjestelmä näyttää saldoa, vaikka materiaalit on siirretty kuittaamatta tuotantoon. Hankinta uskoo nykyisen varastomäärän riittävän, vaikka osa saldosta on varattu toiselle tuotteelle.
Tällöin kiire alkaa näkyä vasta tuotannon työpisteellä, vaikka ongelma on syntynyt paljon aikaisemmin.
Toimiva täydennysprosessi edellyttää yhteisiä pelisääntöjä, selkeitä vastuita ja ajantasaista tilannekuvaa.
Kehittäminen alkaa nykytilan ymmärtämisestä
Materiaalitäydennysten kehittämistä ei kannata aloittaa suoraan automaatiosta, uudesta järjestelmästä tai trukkihankinnasta.
Ensin pitää selvittää, miten materiaalit tällä hetkellä liikkuvat.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
✅ Kuka havaitsee materiaalitarpeen? ✅ Miten täydennys käynnistyy? ✅ Kuka kerää ja toimittaa materiaalin? ✅ Mistä tieto materiaalitarpeesta saadaan? ✅ Kuinka usein tuotanto joutuu itse hakemaan osia? ✅ Mitä materiaaleja etsitään toistuvasti? ✅ Kuinka paljon aikaa puutteisiin, etsimiseen ja odottamiseen kuluu? ✅ Voidaanko järjestelmän saldoihin ja varastopaikkoihin luottaa? ✅ Mihin materiaalit toimitetaan tuotannossa? ✅ Mitä tapahtuu ylimääräisille tai käyttämättä jääneille osille?
Havainnoinnin ja työn mittaamisen avulla voidaan nähdä, kuinka paljon tuotannon työajasta kuluu materiaalien käsittelyyn, hakemiseen ja puutteiden selvittämiseen.
Usein ensimmäiset kehityskohteet ovat yksinkertaisia. Varastopaikat merkitään, järjestelmätiedot korjataan, täydennysvastuut sovitaan tai usein käytetty materiaali sijoitetaan lähemmäs käyttöpaikkaa.
Suurempia ratkaisuja kannattaa suunnitella vasta, kun tiedetään, mitä ongelmaa niillä ollaan ratkaisemassa.
Tuotannon tehtävä ei ole etsiä osia
Hyvin järjestetty materiaalitäydennys ei välttämättä näy tuotannon työntekijälle juuri lainkaan. Materiaalit ovat saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan, eikä työn tekeminen keskeydy niiden etsimiseen.
Tämän taustalla on kuitenkin paljon suunnittelua:
selkeä materiaalinohjaus
luotettava järjestelmätieto
tarkoituksenmukainen varastointi
määritellyt täydennysmenetelmät
sovitut vastuut
tuotannon ja logistiikan välinen tiedonkulku.
Materiaalien etsiminen ja niiden odottaminen eivät kuulu tuotteen valmistamiseen. Ne ovat hukkaa, jonka kustannukset näkyvät tuotannon tehokkuudessa, toimituskyvyssä ja työn mielekkyydessä.
Tuotannon työntekijän pitäisi voida keskittyä tuotteen tekemiseen. Logistiikan ja järjestelmien tehtävänä on varmistaa, että tekemiseen tarvittavat materiaalit ovat oikeassa paikassa ennen kuin niitä tarvitaan.
Katsotaan yhdessä, mihin teidän prosessissanne aika oikeasti kuluu.
Työntutkimus ei mittaa työntekijää, se kertoo mitä voidaan kehittää
Sitä, mitä ei mitata, on vaikea johtaa. Ja sitä, mitä ei ymmärretä, on vielä vaikeampi kehittää.
Ziirto · 6 min lukuaika
Tässä artikkelissa pääset lukemaan muunmuassa seuraavista:
✅ Miksi mittarit kertovat tuloksen, mutta eivät syytä ✅ Miksi työntutkimus ei arvioi työntekijää vaan työtä ✅ Miten löydät nopeat, halvat kehityskohteet ✅ Miksi työn mittaaminen kannattaa tehdä osaksi arkea
Tuotannossa ja logistiikassa seurataan tavallisesti esimerkiksi toimitusvarmuutta, tuotantomääriä, keräilytehokkuutta, varastosaldojen oikeellisuutta ja läpimenoaikoja. Hyvä niin. Mittarit kertovat, saavutettiinko tavoite ja mihin suuntaan toiminta kehittyy.
Pelkkä lopputulos ei kuitenkaan aina kerro, miksi tavoitteeseen päästiin tai miksi siitä jäätiin. Jos päivän tuotantomäärä jäi suunnitellusta, johtuiko se hitaasta työskentelystä? Vai odotettiinko materiaaleja, etsittiinkö työvälineitä, korjattiinko virheitä tai keskeytyikö työ jatkuvasti?
Tätä ei saada selville seuraamalla vain valmistuneiden tuotteiden tai käsiteltyjen tilausten määrää. Tarvitaan tietoa siitä, mitä työn aikana oikeasti tapahtuu. Siksi myös työntutkimus on mittaamista ja yksi tuotannon ja logistiikan hyödyllisimmistä mittareista.
Mittari kertoo tuloksen – työntutkimus kertoo syyn
Työntutkimuksessa työtehtävä pilkotaan ymmärrettäviin osiin. Samalla selvitetään esimerkiksi:
kuinka paljon aikaa käytetään varsinaiseen tekemiseen
mitä joudutaan odottamaan
mitä tietoja, tavaroita tai työvälineitä etsitään
kuinka paljon työ sisältää siirtymistä
kuinka usein työ keskeytyy
missä vaiheissa syntyy virheitä tai uudelleen tekemistä
Tarkoituksena ei ole löytää hitainta työntekijää. Tarkoituksena on tunnistaa työstä ne asiat, jotka estävät työn sujuvan tekemisen.
Ero on merkittävä.
Toimitusvarmuus voi kertoa, että tilaus myöhästyi. Keräilytehokkuus voi kertoa, että tavoitetta ei saavutettu. Työntutkimus auttaa selvittämään, miksi näin tapahtui.
Kellokalle vai kehittämisen työkalu?
Työntutkimukseen liittyy edelleen vahvoja mielikuvia.
Kun työpaikalla kerrotaan tulevasta työntutkimuksesta, osa työntekijöistä ajattelee ensimmäisenä sekuntikelloa, kiireen lisäämistä ja henkilökohtaisen ripeyden arviointia. Työntutkija saatetaan nähdä kellokallena, joka tarkkailee työntekijää ja etsii syytä kiristää työtahtia.
Mielikuva on ymmärrettävä, jos tutkimuksen tarkoitusta ei ole avattu tai henkilöstöä ei ole otettu mukaan sen toteuttamiseen.
Oikein toteutettuna työntutkimus ei kuitenkaan ota kantaa yksittäisen työntekijän hyvyyteen tai huonouteen. Tutkimuksen kohteena ovat työtehtävä, työmenetelmä ja olosuhteet, joissa työ tehdään.
💡 Ongelma ei ole ihmisessä
✅ Jos keräilijä joutuu kävelemään jokaisen tilauksen aikana ylimääräisen kierroksen, ongelma ei ole kävelynopeus. ✅ Jos asentaja odottaa materiaaleja puoli tuntia, ongelma ei ratkea pyytämällä häntä työskentelemään ripeämmin. ✅ Jos pakkaaja käyttää päivittäin aikaa työvälineiden etsimiseen, kyse on huonosti suunnitellusta työpisteestä tai prosessista.
Työntutkimuksen tehtävänä on tehdä nämä asiat näkyviksi.
Työntekijä ei yleensä ole prosessin pullonkaula
Tuotannon tai logistiikan heikko suorituskyky selitetään helposti työntekijöiden tekemisellä. Todellisuudessa ongelma löytyy usein työn ympäriltä. Työn tekemistä voivat hidastaa esimerkiksi:
epäselvät työohjeet
puutteelliset lähtötiedot
materiaalien väärä sijoittelu
pitkät siirtymät
toimimattomat järjestelmät
epätarkoituksenmukaiset työvälineet
odottaminen
jatkuvat keskeytykset
puutteellinen työnjako
Näihin asioihin työntekijä ei välttämättä pysty itse vaikuttamaan, vaikka hän tekisi työnsä kuinka ripeästi.
Työntutkimuksen avulla keskustelu voidaan siirtää mielipiteistä tosiasioihin. Ei tarvitse arvailla, miksi työ ei etene. Voidaan näyttää, mihin aika kuluu ja missä kohdassa prosessi katkeaa.
Se tekee kehittämisestä myös oikeudenmukaisempaa.
”Työntutkimuksen avulla keskustelu voidaan siirtää mielipiteistä tosiasioihin.”
Helpoimmat kehityskohteet löytyvät usein nopeasti
Työntutkimuksen ei tarvitse johtaa suureen järjestelmähankkeeseen, automaatioinvestointiin tai koko tuotantotilan uudelleenrakentamiseen. Usein ensimmäiset parannukset ovat hyvin yksinkertaisia.
Puuttuva työväline voidaan hankkia. Usein käytetty materiaali voidaan siirtää lähemmäs.
Tulostimelle voidaan määrittää järkevämpi sijainti. Työvaiheiden järjestystä voidaan muuttaa. Toistuva tiedon kysyminen voidaan korvata selkeällä työohjeella. Nämä ovat matalalla roikkuvia hedelmiä: kehityskohteita, jotka voidaan toteuttaa nopeasti
ja pienillä kustannuksilla, mutta joiden vaikutus kertautuu jokaisella työkierrolla. Yhden työvaiheen kymmenen sekunnin säästö ei kuulosta suurelta. Jos sama työvaihe
toistuu satoja kertoja päivässä, vaikutus voi olla tunteja viikossa ja satoja tunteja vuodessa.
Ilman mittaamista säästö jää helposti huomaamatta.
Työntutkimuksen pitäisi olla osa normaalia toimintaa
Työtä tutkitaan usein vasta silloin, kun jokin on jo selvästi pielessä.
Toimitukset myöhästyvät, ylityöt lisääntyvät, henkilöstö ei ehdi tehdä töitä tai tuotantomäärää pitäisi kasvattaa. Työntutkimus tilataan tällöin korjaamaan jo syntynyttä ongelmaa.
Parempi tapa olisi tehdä työn mittaamisesta normaali osa tuotannon ja logistiikan johtamista.
Prosessit muuttuvat jatkuvasti. Tuotevalikoima vaihtuu, järjestelmiä päivitetään, layoutia muutetaan ja uusia työntekijöitä aloittaa. Aikaisemmin toimiva työmenetelmä ei välttämättä ole enää paras mahdollinen.
Siksi työntutkimus kannattaa toistaa tasaisin väliajoin ja aina merkittävien muutosten yhteydessä. Sen avulla voidaan tarkistaa:
toimiiko nykyinen työmenetelmä edelleen
onko työajan jakautuminen muuttunut
ovatko aikaisemmat parannukset tuottaneet tulosta
onko prosessiin syntynyt uutta odottamista, etsimistä tai turhaa liikkumista
Työntutkimuksen ei pitäisi olla poikkeustilanne, johon suhtaudutaan pakollisena pahana. Sen pitäisi olla samalla tavalla normaalia toimintaa kuin laadun, toimituskyvyn tai turvallisuuden seuranta.
Mittaamisen pitää auttaa myös työntekijää
Mittarit ja työntutkimus herättävät vähemmän vastustusta, kun niiden tarkoitus tehdään avoimeksi.
Henkilöstölle pitää kertoa:
✅ Mitä mitataan ✅ Miksi sitä mitataan ✅ Miten tietoa käytetään ✅ Mitä tiedolla ei tehdä ✅ Miten henkilöstö osallistuu kehittämiseen
Tutkimuksen tulokset pitää myös palauttaa työntekijöille. Jos henkilöstö käyttää aikaansa haastatteluihin ja havainnointiin, heidän pitää nähdä, mihin havainnot johtivat.
Parhaimmillaan työn mittaaminen poistaa arjen turhautumista. Vähemmän etsimistä, odottamista, turhia siirtoja ja uudelleen tekemistä tarkoittaa sujuvampaa työtä. Samalla tehokkuus, ergonomia ja työn mielekkyys voivat parantua.
Työntutkimus ei siis ole työntekijää vastaan. Oikein tehtynä se on yksi parhaista keinoista kehittää työtä yhdessä työntekijän kanssa.
Mittaa työtä, älä ihmistä
Tuotannon ja logistiikan johtaminen ilman mittaamista perustuu helposti oletuksiin, kokemuksiin ja äänekkäimpiin mielipiteisiin.
Kokemuksella on arvonsa, mutta se ei yksin kerro, mitä prosessissa todella tapahtuu.
Työntutkimus tuo johtamisen tueksi tietoa työn sisällöstä, työajan jakautumisesta ja työn sujuvuutta estävistä tekijöistä. Sen avulla voidaan tunnistaa nopeasti toteutettavia parannuksia, perustella suurempia muutoksia ja seurata, saavutettiinko kehittämisellä haluttu vaikutus.
Työntutkimusta ei pitäisi nähdä kellokallen syyninä tai henkilökohtaisen ripeyden seurantakeinona.
Katsotaan yhdessä, mihin teidän prosessissanne aika oikeasti kuluu.
Törmään työssäni yllättävän usein samaan kommenttiin:
”Ei meillä oikeastaan ole sisälogistiikkaa.”
Ymmärrän hyvin, mistä ajatus tulee. Moni yhdistää logistiikan kuljetuksiin, rekkoihin, varastoihin ja lähettämöön. Jos yrityksellä ei ole isoa varastoa tai omaa kuljetusorganisaatiota, sisälogistiikka tuntuu helposti vieraalta sanalta.
Mutta käytännössä lähes jokaisessa tuotanto-, teollisuus-, maahantuonti- tai tukkukaupan yrityksessä on sisälogistiikkaa. Sisälogistiikka ei tarkoita vain varastoa. Sisälogistiikka tarkoittaa kaikkea sitä, miten materiaali, tavara, tuotteet, puolivalmisteet, komponentit, pakkaukset ja tieto liikkuvat yrityksen omien aitojen sisäpuolella.
Varastossa tavara on paikoillaan, sisälogistiikassa tavara liikkuu.Ja juuri liikkeessä syntyy usein joko tehokkuutta tai hukkaa.
Sisälogistiikka on materiaalivirtaa aitojen sisäpuolella
Yksinkertaisesti sanottuna: sisälogistiikka tarkoittaa yrityksen sisäisiä materiaalivirtoja.
Se alkaa usein siitä hetkestä, kun tavara saapuu yrityksen pihaan, vastaanottoon tai purkualueelle. Sen jälkeen materiaali siirtyy tarkastukseen, varastoon, tuotantoon, kokoonpanoon, välivarastoon, pakkaukseen, lähettämöön tai asiakkaalle lähtevään kuormaan.
Sisälogistiikkaa ovat esimerkiksi:
tavaran vastaanotto
kuorman purku
tarkastus ja kirjaaminen järjestelmään
hyllytys
varastointi
keräily
sisäiset siirrot
tuotannon materiaalinsyöttö
puolivalmisteiden siirrot
pakkaaminen
lähettäminen
palautusten käsittely
varastopaikkojen hallinta
saldojen ylläpito
trukkiliikenne ja kulkureitit
materiaalivirtoihin liittyvä tieto järjestelmissä
Kun tätä katsoo arjen näkökulmasta, huomaa nopeasti, että sisälogistiikka ei ole erillinen toiminto. Se liittyy ostoon, tuotantoon, myyntiin, asiakaspalveluun, työnjohtoon, järjestelmiin, tiloihin ja ihmisten päivittäiseen tekemiseen. Siksi sen vaikutus yrityksen tehokkuuteen on usein paljon suurempi kuin aluksi ajatellaan.
”Ei meillä ole sisälogistiikkaa” tarkoittaa usein, ettei sitä ole tunnistettu
Kun yrityksessä sanotaan, ettei sisälogistiikkaa ole, taustalla on yleensä jokin näistä ajatuksista: meillä ei ole erillistä logistiikkaosastoa eikä suurta varastoa, tuotannon työntekijät hakevat itse tarvitsemansa tavarat, tavarat vain liikkuvat siinä sivussa tai varasto on enemmänkin osa tuotantoa.
Nämä kaikki ovat tuttuja tilanteita ja juuri silloin sisälogistiikan merkitys voi olla erityisen suuri. Jos tuotannon työntekijä hakee itse materiaalia, se on sisälogistiikkaa. Jos tavara odottaa käytävällä seuraavaa työvaihetta, se on sisälogistiikkaa. Jos komponenttia etsitään, siirretään, lasketaan, kirjataan, pakataan tai hyllytetään, se on sisälogistiikkaa.
Sisälogistiikkaa on siis olemassa, vaikka sitä ei olisi nimetty omaksi toiminnokseen. Ja jos sitä ei ole tunnistettu, sitä ei yleensä myöskään johdeta kunnolla.
Miksi sisälogistiikka on tärkeää?
Sisälogistiikka vaikuttaa suoraan siihen, kuinka hyvin yritys pystyy toimittamaan, valmistamaan ja palvelemaan asiakkaitaan.
Hyvä sisälogistiikka näkyy arjessa monella tavalla: tavara löytyy nopeasti, tuotanto ei odota materiaalia ja varastosaldot pitävät paremmin paikkansa. Keräilyssä syntyy vähemmän virheitä, trukkiliikenne on hallitumpaa ja käytävät pysyvät vapaana. Työntekijöiden aika ei kulu etsimiseen, materiaalivirta on ennustettavampi ja tilaa käytetään tehokkaammin. Myös uusien työntekijöiden perehdytys helpottuu ja toimitusvarmuus paranee.
Huono sisälogistiikka taas näkyy kiireenä, etsimisenä, odotteluna, ylimääräisinä siirtoina, epäselvinä vastuina ja jatkuvina poikkeamina. Usein ongelma ei ole se, etteivät ihmiset tekisi töitä, vaan päinvastoin. Monessa yrityksessä tehdään paljon työtä, mutta liian suuri osa siitä menee hukkaan, kuten tavaran etsimiseen, siirtelyyn, selvittelyyn, korjaamiseen ja tulipalojen sammuttamiseen. Sisälogistiikan kehittämisen tarkoitus on vähentää tätä hukkaa.
Sisälogistiikka ei ole sama asia kuin varasto
Tämä on tärkeä ero. Varasto on paikka, jossa tavara on. Sisälogistiikka on toimintaa, jolla tavara saadaan oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan ja oikealla tavalla. Varasto voi olla osa sisälogistiikkaa, mutta sisälogistiikka on laajempi kokonaisuus.
Teollisuusyrityksessä sisälogistiikka voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, miten komponentit siirtyvät vastaanotosta tuotantolinjalle. Tukkukaupassa se voi tarkoittaa sitä, miten tuotteet hyllytetään, kerätään, pakataan ja lähetetään. Kokoonpanossa se voi tarkoittaa sitä, miten työpisteet saavat oikeat osat ilman, että asentajat käyttävät aikaansa tavaran hakemiseen.
Jos sisälogistiikka toimii huonosti, ongelma ei välttämättä näy vain varastossa. Se näkyy tuotannon tehokkuudessa, toimituskyvyssä, henkilöstön kuormituksessa ja lopulta asiakkaalle asti.
Missä sisälogistiikan hukka yleensä syntyy?
Ziirron projekteissa näemme toistuvasti, että sisälogistiikan hukka syntyy harvoin yhdestä isosta asiasta. Useammin se muodostuu monesta pienestä, arjessa toistuvasta ongelmasta. Tyypillisiä hukan lähteitä ovat esimerkiksi:
Tavaraa etsitään. Tuotteella ei ole selkeää paikkaa, varastopaikkamerkinnät ovat puutteelliset tai järjestelmän tieto ei vastaa todellisuutta.
Tavaraa siirretään liian monta kertaa. Materiaali käy välivarastossa, käytävällä, odotusalueella tai väärässä paikassa ennen kuin päätyy sinne, missä sitä oikeasti tarvitaan.
Tuotanto hakee itse materiaalinsa. Tämä voi tuntua joustavalta, mutta usein se tarkoittaa, että kallis tuotantoaika kuluu varastossa liikkumiseen.
Käytävät muuttuvat varastopaikoiksi. Kun tila loppuu tai ohjaus puuttuu, tavaraa alkaa ilmestyä sinne, missä sen ei pitäisi olla. Tämä heikentää tehokkuutta ja työturvallisuutta.
Järjestelmä ei ohjaa tekemistä.ERP, WMS tai muu järjestelmä ei tue lattian todellista työtä, jolloin ihmiset joutuvat paikkaamaan puutteita Excelillä, muistilla tai lapuilla.
Vastuut ovat epäselvät. Ei ole selvää, kuka omistaa vastaanoton, hyllytyksen, täydennyksen, tuotannon materiaalinsyötön tai poikkeamien käsittelyn.
Yksittäinen ongelma voi näyttää pieneltä. Mutta kun se toistuu joka päivä, jokaisessa vuorossa ja sadoissa tai tuhansissa tapahtumissa vuodessa, vaikutus on iso.
Sisälogistiikan kehittäminen alkaa nykytilan ymmärtämisestä
Sisälogistiikkaa ei kannata kehittää arvaamalla. Ennen kuin ostetaan uusi järjestelmä, hyllyratkaisu, trukki tai automaatio, pitää ymmärtää, miten työ oikeasti tapahtuu.
Me Ziirrolla katsomme sisälogistiikkaa käytännön kautta. Menemme paikan päälle, seuraamme materiaalivirtoja, keskustelemme työntekijöiden ja johdon kanssa, katsomme dataa ja tunnistamme kohdat, joissa syntyy hukkaa.
Hyvä nykytilan selvitys vastaa ainakin näihin kysymyksiin:
Mistä materiaali tulee?
Mihin se menee?
Kuinka monta kertaa sitä käsitellään?
Missä se odottaa?
Kuka sitä siirtää?
Miten järjestelmä ohjaa tekemistä?
Missä tieto katkeaa?
Missä syntyy virheitä?
Mitä ihmiset joutuvat kiertämään tai korjaamaan arjessa?
Mikä hidastaa virtausta eniten?
Vasta tämän jälkeen kannattaa päättää, tarvitaanko prosessin muutosta, layoutin kehittämistä, parempia varastopaikkoja, WMS-järjestelmää, automaatiota, mittareita vai jotain muuta.
Usein tarvitaan useampaa näistä, mutta oikeassa järjestyksessä.
Sisälogistiikan kehittäminen ei aina tarkoita isoa investointia
Moni ajattelee, että sisälogistiikan kehittäminen tarkoittaa automaatiota, robotteja tai kallista järjestelmähanketta. Joskus se tarkoittaa niitäkin. Mutta hyvin usein ensimmäiset ja kannattavimmat parannukset löytyvät paljon lähempää arkea.
Kyse voi olla varastopaikkojen selkeyttämisestä, tuotteiden sijoittelusta volyymin mukaan tai keräilyreittien lyhentämisestä. Yhtä lailla vaikuttavia asioita ovat vastaanoton työnkulun vakiointi, työohjeiden parantaminen ja tuotannon täydennysmallin rakentaminen. Käytävien vapauttaminen varastoinnilta, vastuiden selkeyttäminen, päivittäisjohtamisen mittareiden käyttöönotto ja ERP:n tai WMS:n käytön parantaminen kuuluvat samaan sarjaan.
Nämä eivät kuulosta yhtä näyttäviltä kuin automaatioinvestointi, mutta vaikutus voi olla erittäin suuri. Sisälogistiikassa ei kannata aloittaa ratkaisusta – kannattaa aloittaa ongelmasta. Mitä yritämme parantaa? Mikä hidastaa toimintaa? Missä syntyy hukkaa? Mitä tapahtuu niin usein, että pienikin parannus muuttuu vuositasolla merkittäväksi?
Milloin sisälogistiikkaa kannattaa kehittää?
Sisälogistiikkaa kannattaa kehittää viimeistään silloin, kun arjessa näkyy toistuvia häiriöitä. Tällaisia merkkejä ovat esimerkiksi se, että tuotanto odottaa materiaaleja tai tavaraa etsitään usein. Yhtä lailla selvittelyä kaivataan silloin, jos varastossa on tilanpuutetta, käytävät täyttyvät lavoista, saldoihin ei luoteta tai keräilyssä syntyy virheitä. Myös lähettämön ruuhkautuminen, vastaanoton jälkeenjääminen ja hallitsemattomalta tuntuva trukkiliikenne ovat selkeitä signaaleja – kuten sekin, että henkilöstö tekee samoja asioita eri tavoilla.
Kehittämiseen kannattaa tarttua myös silloin, kun uusi ERP- tai WMS-järjestelmä on tulossa, automaatiota harkitaan ilman selkeää kokonaiskuvaa tai kasvu kuormittaa nykyistä toimintamallia.
Usein sisälogistiikkaan havahdutaan vasta, kun jokin raja tulee vastaan. Tila loppuu, toimitukset myöhästyvät, tuotanto häiriintyy tai varasto ei enää taivu kasvuun. Parempi hetki kehittää on vähän ennen sitä.
Sisälogistiikka on myös johtamista
Sisälogistiikka ei ole vain fyysistä tavaran siirtämistä. Se on myös johtamista.
Jos sisälogistiikkaa ei johdeta, se alkaa helposti elää omaa elämäänsä. Tavarat päätyvät sinne, missä sattuu olemaan tilaa, työtavat vaihtelevat henkilöittäin, poikkeamat ratkaistaan tapauskohtaisesti eikä mittareita joko ole tai niitä ei käytetä päätöksenteossa.
Hyvässä sisälogistiikassa on selkeät prosessit, roolit ja mittarit. Tiedetään, mitä tehdään, kuka tekee, milloin tehdään ja millä perusteella onnistumista arvioidaan. Tämä ei tarkoita raskasta byrokratiaa – päinvastoin. Hyvä johtaminen tekee arjesta yksinkertaisempaa. Kun toimintamalli on selkeä, ihmiset voivat keskittyä työn tekemiseen eikä jatkuvaan selvittelyyn.
Miten Ziirto katsoo sisälogistiikkaa?
Me Ziirrolla katsomme sisälogistiikkaa kokonaisuutena. Emme lähde liikkeelle siitä, että asiakkaalle pitäisi myydä tietty järjestelmä, hylly, trukki tai automaatioratkaisu. Lähdemme siitä, että ymmärrämme nykytilan ja tunnistamme, mikä oikeasti parantaa asiakkaan toimintaa.
Tarkastelemme sisälogistiikkaa kahdeksan osa-alueen kautta: prosessit, kalusto, IT-järjestelmät, tilat, ihmiset, päivittäisjohtaminen, mittarit ja työturvallisuus.
Tämä on meille tärkeää, koska sisälogistiikan ongelmat eivät yleensä pysy yhden otsikon alla. Esimerkiksi varaston tilanpuute voi johtua layoutista, ostokäyttäytymisestä, nimikehallinnasta, puutteellisista varastopaikoista, tuotannon rytmistä tai siitä, ettei hitaasti liikkuvaa tavaraa johdeta aktiivisesti.
Jos katsotaan vain tilaa, saatetaan päätyä väärään ratkaisuun. Jos katsotaan kokonaisuutta, löydetään yleensä parempi ja kestävämpi etenemispolku.
Hyvä sisälogistiikka tekee yrityksestä helpommin johdettavan
Lopulta sisälogistiikan kehittämisessä on kyse hyvin käytännöllisestä asiasta. Yrityksen pitää saada materiaali virtaamaan mahdollisimman selkeästi, turvallisesti ja tehokkaasti. Kun sisälogistiikka toimii, arki rauhoittuu. Tavara löytyy. Tuotanto saa tarvitsemansa. Vastuut ovat selkeät. Järjestelmään voi luottaa. Työntekijät tietävät, miten toimitaan. Johto näkee, missä mennään.
Sisälogistiikka ei ole vain varastoasia. Se on toimituskykyä. Se on tuottavuutta. Se on työturvallisuutta. Se on asiakaspalvelua. Se on kasvun mahdollistaja. Ja ennen kaikkea se on asia, joka on usein paljon lähempänä yrityksen päivittäistä tekemistä kuin aluksi huomataan.
Kysymys ei oikeastaan ole siitä, onko yrityksellä sisälogistiikkaa, vaan siitä, kuinka hyvin sitä johdetaan.
Haluatko selvittää, miten teidän sisälogistiikkanne toimii?
Jos yrityksessäsi tavara liikkuu vastaanotosta varastoon, varastosta tuotantoon, tuotannosta lähettämöön tai muuten paikasta toiseen, teillä on sisälogistiikkaa. Ja silloin sitä voidaan myös kehittää.
Ziirto auttaa tunnistamaan, missä sisälogistiikassa syntyy hukkaa, miten materiaalivirtaa voidaan selkeyttää ja mitä kannattaa tehdä seuraavaksi.
Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten teidän sisälogistiikastanne saadaan sujuvampaa, selkeämpää ja mitattavasti tehokkaampaa.
Parhaan kokemuksen tarjoamiseksi käytämme teknologioita, kuten evästeitä, tallentaaksemme ja/tai käyttääksemme laitetietoja. Näiden tekniikoiden hyväksyminen antaa meille mahdollisuuden käsitellä tietoja, kuten selauskäyttäytymistä tai yksilöllisiä tunnuksia tällä sivustolla. Suostumuksen jättäminen tai peruuttaminen voi vaikuttaa haitallisesti tiettyihin ominaisuuksiin ja toimintoihin.
Toiminnalliset
Aina aktiivinen
Tekninen tallennus tai pääsy on ehdottoman välttämätön oikeutettua tarkoitusta varten, joka mahdollistaa tietyn tilaajan tai käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun käytön, tai yksinomaan viestinnän välittämiseksi sähköisen viestintäverkon kautta.
Asetukset
Tekninen tallennus tai pääsy on tarpeen laillisessa tarkoituksessa sellaisten asetusten tallentamiseen, joita tilaaja tai käyttäjä ei ole pyytänyt.
Tilastot
Tekninen tallennus tai pääsy, jota käytetään yksinomaan tilastollisiin tarkoituksiin.Tekninen tallennus tai pääsy, jota käytetään yksinomaan anonyymeihin tilastollisiin tarkoituksiin. Ilman haastetta, Internet-palveluntarjoajasi vapaaehtoista suostumusta tai kolmannen osapuolen lisätietueita pelkästään tähän tarkoitukseen tallennettuja tai haettuja tietoja ei yleensä voida käyttää tunnistamaan sinua.
Markkinointi
Teknistä tallennustilaa tai pääsyä tarvitaan käyttäjäprofiilien luomiseen mainosten lähettämistä varten tai käyttäjän seuraamiseksi verkkosivustolla tai useilla verkkosivustoilla vastaavia markkinointitarkoituksia varten.
English
